PMO Analyst in Berlin

We offer an opportunity you simply won’t find anywhere else. In less than six years, Mileway has grown into Europe’s leader in last mile logistics real estate, with a 550-plus team across twenty seven offices in eleven countries.

PMO Analyst (m/f/d) – Property Management Oversight – Berlin

We’re looking for a PMO Analyst to support the oversight of property management across Mileway’s European portfolio. Working with external property managers, service providers and internal teams, you’ll help keep day-to-day activities on track and ensure that portfolio data, reporting and processes are accurate and reliable.

This role combines relationship management, property operations and data analysis. It would suit someone with property management experience who is ready to take on a broader, client-side role, enjoys solving problems and is comfortable working with a range of stakeholders.

Working at Mileway

We offer an opportunity you simply won’t find anywhere else. Launched in 2019, Mileway has rapidly grown into Europe’s leading last-mile logistics real estate company, with more than 550 employees across over 20 offices in 11 countries. Our team combines local expertise with the pooled strengths of a pan-European presence.

Our culture is fast-paced and highly international, with colleagues from more than 50 countries bringing diverse perspectives and a can-do attitude to everything we do. Our purpose is to be Europe’s leading provider of last-mile logistics real estate, enabling businesses to thrive, driving sustainability forward and shaping the cities of tomorrow. We are guided by our values: Drive, Trust, Grow and Together.

We believe our growth comes from developing our combined capabilities. Our in-house learning and development programmes support personal, professional and business growth, helping you shape your own career path.

What you’ll do

• Support the ongoing management and monitoring of external property management activities across the portfolio.
• Act as a point of contact for questions, escalations and support requests from internal and external stakeholders, referring complex matters to the PMO Manager.
• Follow up on open actions with internal and external property managers to help resolve issues and reduce delays.
• Support communication with key account managers and service providers, helping to maintain effective working relationships.
• Help prepare and review fee proposals for property management agreements and service-level agreements, using European benchmarks where relevant.
• Support the procurement, tendering and finalisation of property and facilities management contracts.
• Monitor portfolio-level arrears, collections and service-charge KPIs, and support property managers in improving day-one collection rates.
• Monitor annual service-charge budgets and significant cost variances.
• Prepare and maintain reports, following up with property managers to ensure reporting is accurate and delivered on time.
• Maintain data quality across systems such as Yardi, Salesforce and Planon. Review significant data changes and reconcile information against leases, statements, budgets and service charges.
• Escalate data discrepancies to the relevant teams and support troubleshooting through the Yardi helpdesk.
• Work with Yardi, Power BI, Salesforce and Excel, contributing to improvements in PMO processes and tools. Use AI-supported tools, such as Claude, where helpful for summaries, deadline tracking and document preparation.
• Support monitoring of the technical cycle of our assets and liaise with insurance, environmental and utility providers.
• Help prepare Investment Committee materials relating to acquisitions, disposals, leasing, Capex and depreciation.
• Support training in local languages and the onboarding of new property managers.
• Contribute to customer-satisfaction reporting, including its implementation and evaluation.

What you’ll bring

• A degree or vocational qualification in real estate, business administration or a related field.
• Several years of property management experience, ideally with an agency or service provider, and an interest in moving to the owner’s side.
• Confidence working with numbers and an understanding of real estate accounting.
• Very good Excel skills; experience with Yardi, Power BI or Salesforce would be an advantage.
• A structured, independent and solution-oriented approach to your work.
• Strong communication skills and confidence working with internal and external stakeholders.
• A proactive, team-oriented attitude and a willingness to take ownership.
• Very good German and good English skills.

What we offer

• Competitive compensation and bonus.
• A permanent employment contract and the opportunity to build a long-term career with Mileway.
• Internal training and development programmes.
• Hybrid working, with the flexibility to work from the office and remotely.
• Modern technology and tools.
• A diverse, international culture with colleagues from more than 50 countries.
• Regular team events and social activities.
• 28 days of annual leave.

PMO Analyst (m/w/d) – Property Management Oversight

Wir suchen eine:n PMO Analyst (m/w/d), der/die die Überwachung des Property Managements für Mileways europäisches Portfolio unterstützt. In dieser Rolle arbeitest du mit externen Property Managern, Dienstleistern und internen Teams zusammen. Du sorgst mit dafür, dass die täglichen Abläufe reibungslos funktionieren und Portfoliodaten, Reportings und Prozesse korrekt und verlässlich sind.

Die Position verbindet Beziehungsmanagement, Immobilienbetrieb und Datenanalyse. Sie eignet sich für jemanden mit Erfahrung im Property Management, der/die den nächsten Schritt auf Eigentümerseite machen möchte, gerne Probleme löst und sicher mit unterschiedlichen Ansprechpartnern zusammenarbeitet.

Arbeiten bei Mileway

Wir bieten dir eine Chance, die du so kaum anderswo findest. Mileway wurde 2019 gegründet und hat sich schnell zum führenden Anbieter von Last-Mile-Logistikimmobilien in Europa entwickelt. Heute arbeiten mehr als 550 Mitarbeitende in über 20 Büros in 11 Ländern. Dabei verbinden wir lokale Expertise mit den Stärken eines europaweit tätigen Unternehmens.

Unsere Arbeitskultur ist dynamisch und international. Kolleg:innen aus mehr als 50 Ländern bringen unterschiedliche Perspektiven und eine Can-do-Mentalität in ihre Arbeit ein. Unser Ziel ist es, Europas führender Anbieter von Last-Mile-Logistikimmobilien zu sein – damit Unternehmen erfolgreich wachsen, Nachhaltigkeit vorangetrieben wird und die Städte von morgen gestaltet werden. Dabei orientieren wir uns an unseren Werten: Drive, Trust, Grow und Together.

Wir sind überzeugt, dass unser Unternehmen wächst, wenn wir unsere gemeinsamen Fähigkeiten weiterentwickeln. Mit internen Lern- und Entwicklungsprogrammen unterstützen wir deine persönliche und berufliche Entwicklung und helfen dir, deinen individuellen Karriereweg zu gestalten.

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die laufende Betreuung und Überwachung externer Property-Management-Aktivitäten im Portfolio.
• Du bist Anlaufstelle für Fragen, Eskalationen und Unterstützungsanliegen interner und externer Stakeholder. Komplexe Themen leitest du an den PMO Manager weiter.
• Du verfolgst offene Punkte mit internen und externen Property Managern aktiv nach, damit Anliegen geklärt und Verzögerungen reduziert werden.
• Du unterstützt die Kommunikation mit Key Account Managern und Dienstleistern und trägst zu einer guten Zusammenarbeit bei.
• Du wirkst an der Vorbereitung und Prüfung von Honorarangeboten für Property-Management-Verträge und Service Level Agreements mit und berücksichtigst dabei, wo relevant, europäische Vergleichswerte.
• Du unterstützt die Beschaffung, Ausschreibung und Finalisierung von Property- und Facility-Management-Verträgen.
• Du überwachst portfolioübergreifende Kennzahlen zu Rückständen, Zahlungseingängen und Nebenkosten und unterstützt die Property Manager dabei, fristgerechte Zahlungseingänge zu verbessern.
• Du beobachtest die jährlichen Nebenkostenbudgets und wesentliche Kostenabweichungen.
• Du erstellst und pflegst Reportings und stellst durch regelmäßige Nachverfolgung sicher, dass Property Manager ihre Berichte korrekt und fristgerecht einreichen.
• Du sorgst für eine hohe Datenqualität in Systemen wie Yardi, Salesforce und Planon. Dabei prüfst du wesentliche Datenänderungen und gleichst Informationen mit Mietverträgen, Abrechnungen, Budgets und Nebenkosten ab.
• Du eskalierst Datenabweichungen an die zuständigen Teams und unterstützt bei der Fehlerbehebung über den Yardi-Helpdesk.
• Du arbeitest mit Yardi, Power BI, Salesforce und Excel und wirkst an der Verbesserung von PMO-Prozessen und Tools mit. KI-gestützte Tools wie Claude setzt du bei Bedarf beispielsweise für Zusammenfassungen, die Fristenverfolgung oder die Aufbereitung von Dokumenten ein.
• Du unterstützt die Überwachung des technischen Lebenszyklus unserer Immobilien und stimmst dich mit Versicherungs-, Umwelt- und Versorgungsdienstleistern ab.
• Du hilfst bei der Vorbereitung von Unterlagen für das Investment Committee, etwa zu Akquisitionen, Verkäufen, Vermietung, Capex und Abschreibungen.
• Du unterstützt Schulungen in den jeweiligen Landessprachen sowie das Onboarding neuer Property Manager.
• Du wirkst an der Einführung und Auswertung des Reportings zum Kundenfeedback mit.

Dein Profil

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium im Bereich Immobilienwirtschaft, Betriebswirtschaft oder einem vergleichbaren Fachgebiet.
• Du bringst mehrere Jahre Erfahrung im Property Management mit, idealerweise auf Agentur- oder Dienstleisterseite, und möchtest gerne auf Eigentümerseite wechseln.
• Du hast eine ausgeprägte Zahlenaffinität und verstehst die immobilienwirtschaftliche Buchhaltung.
• Du verfügst über sehr gute Excel-Kenntnisse. Erfahrung mit Yardi, Power BI oder Salesforce ist von Vorteil.
• Du arbeitest strukturiert, eigenständig und lösungsorientiert.
• Du kommunizierst klar und sicher mit internen und externen Stakeholdern.
• Du bist proaktiv, arbeitest gerne im Team und übernimmst Verantwortung.
• Du sprichst sehr gut Deutsch und gut Englisch.

Was wir dir bieten

• Eine wettbewerbsfähige Vergütung und einen zusätzlichen Bonus.
• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag und die Möglichkeit, deine Karriere langfristig bei Mileway aufzubauen.
• Interne Trainings- und Weiterbildungsprogramme.
• Hybrides Arbeiten mit der Möglichkeit, im Büro und mobil zu arbeiten.
• Moderne Technologie und aktuelle Tools.
• Eine vielfältige, internationale Unternehmenskultur mit Kolleg:innen aus mehr als 50 Ländern.
• Regelmäßige Team-Events und gemeinsame Aktivitäten.
• 28 Tage Urlaub zur Erholung.

Our vision is to be the number one gateway to urban communities. To get there, we live our values: Drive, Trust, Grow, Together.