Executive Assistant

Für unsere Inhaberin Anna suchen wir an unserem Standort im Herzen Münchens ab sofort eine Executive Assistant (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit. Du bist ein absolutes Organisationstalent und behältst auch bei maximalem Tempo den vollen Durchblick? Du hältst einer Geschäftsführung in allen strategischen sowie operativen Belangen den Rücken frei und hast richtig Lust darauf, gemeinsam mit Anna die gesamte Bandbreite der ALL IN Group von Produktion bis Marketing zu rocken?

Wir sind die ALL IN GROUP - ein führender Player im E-Commerce. Unter einem Dach vereinen wir starke Marken wie MYPOSTER, JUNIQE, Kartenliebe, ArtPhotoLimited und unsere Produktion die Printhouse. Alle mit eigener Identität, Zielgruppe und Produktwelt: von personalisierten Fotoprodukten über Wandkunst bis hin zu ikonischer Fotografie. Was uns verbindet, ist eine gemeinsame Haltung, echtes Teamplay und der Anspruch an so richtig gute Qualität. Technologie und Innovation sind in unserer DNA.

DEINE AUFGABEN – HIERFÜR BRENNST DU

• Du bist die rechte Hand für unsere Inhaberin Anna Ruhland und managest das administrative Tagesgeschäft von der Kalendersteuerung über E-Mail-Management bis zu eigenen Projekten absolut souverän.
• Du priorisierst eigenständig, bereitest unternehmerische Entscheidungen vor und denkst immer einen Schritt voraus.
• Du bist die zentrale Schnittstelle zu allen Fachbereichen der Gruppe (insbesondere HR, Finance, Data & KI sowie Produktion) und sorgst dafür, dass Projekte absolut smooth laufen.
• Du übernimmst die professionelle Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern und hast ein Gespür dafür, wo es brennt.
• Du gehst auch unvorhersehbaren Herausforderungen mit kühlem Kopf und klarer Lösungsorientierung an – langweilig wird es nie!

DAS BRINGST DU MIT

• Du hast mehrere Jahre Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Rolle.
• Du beherrscht die Google Workspace Anwendungen aus dem Effeff und in Sachen Kalenderorganisation macht Dir niemand etwas vor.
• Du denkst unternehmerisch, handelst vorausschauend und hast den Anspruch, Themen zu ownen und aktiv voranzutreiben.
• Du besitzt Fingerspitzengefühl für sensible Themen und bleibst auch unter Hochdruck absolut verbindlich, präzise und diskret.
• Du nutzt KI Tools ganz selbstverständlich, um Deine eigenen Workflows smarter zu gestalten und Ergebnisse schneller auf die Straße zu bringen.
• Du besitzt sehr gute Deutschkenntnisse auf C1 Niveau und kommunizierst sicher in Wort und Schrift.

WARUM MIT UNS DURCHSTARTEN?

Deine Rolle, Dein Impact: Du erlebst hautnah, wie ein erfolgreiches Familienunternehmen gesteuert wird, und wirst durch Deine Nähe zur Geschäftsführung zum echten Insider der gesamten ALL IN GROUP. Du arbeitest quer durch alle Fachbereiche von der Produktion bis zum Marketing und siehst den direkten Impact Deiner Arbeit in unseren unternehmerischen Entscheidungen.

Was Dich bei uns erwartet

• Keine Ego-Show, kein Leerlauf: Bei uns zählt, wer mitdenkt, anpackt und mitgestaltet.
• Entwicklung, die zu Dir passt: Quartalsziele, Feedbackgespräche & Weiterbildung ohne Budgetdeckel - mit Raum für Eigeninitiative und Entwicklung im Alltag.
• KI als Werkzeug: Du arbeitest mit den neuesten Tools und automatisierst, was geht.
• Fünf Tage Präsenz für starken Teamspirit: Arbeiten vor Ort mit Flexibilität durch Homeoffice-Ausnahmen und 10 FLEX DAYS.
• Familienfreundliche & selbstbestimmte Arbeitsweise: Vertrauensarbeitszeit und Gleitzeit für eine Arbeitsgestaltung, die zu Deinem Alltag passt.
• Gesund & mobil bleiben: EGYM Wellpass, Jobrad oder MINI-Leasing - Du hast die Wahl.
• Teamevents mit Charakter: Bei Sommerfest, Pub Quiz, Grillrunde & Co. feiern wir Erfolge & unser Miteinander.