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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Sekretariat und unterstütze bei administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Renommierte Firma in Bremen mit einem tollen Team.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Zuschläge, bis zu 30 Tage Urlaub und Weihnachtsgeld.
- Andere Informationen: Einstieg ohne Probezeit und individuelle Beratung im Bewerbungsprozess.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und entwickle deine Fähigkeiten weiter.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Sekretariat erforderlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Für unseren renommierten und namhaften Kunden in Bremen suchen wir einen Executive Assistant (w/m/d) in Vollzeit mit Übernahmeoption!
Profitiere unter anderem von folgenden Vorteilen:
- Einstieg ohne Probezeit – du bist vom ersten Tag an vollwertiges Teammitglied
- Individuelle Beratung im Bewerbungsprozess – wir begleiten dich kompetent und transparent
- Passgenaue Jobauswahl – Vakanzen, die wirklich zu dir passen
- Vorbereitung auf Vorstellungstermine & Verhandlungen – damit du souverän auftrittst
- Attraktive Zuschläge und übertarifliche Extras – deine Arbeit zahlt sich aus
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld – zusätzliche Wertschätzung für deinen Einsatz
- Bis zu 30 Tage Urlaub – je nach Betriebszugehörigkeit, für deine Erholung
Deine Aufgaben:
- Organisation des Sekretariats inklusive Koordination und Überwachung der Vorgänge im Sekretariat
- Unterstützung der/des Vorgesetzten bei administrativen und organisatorischen Aufgaben nach entsprechender Abstimmung
- Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und -ausstattung sowie Organisation von Umzügen oder innerbetrieblicher Transporte
- Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
- Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, -genehmigungen und Dienstreiseabrechnungen in SAP
- Administrative Vorbereitung und Planung von Konferenzen, Workshops, Besprechungen (in- und extern), Organisation von Reisen im In- und Ausland (Hotel, Flüge, Mietwagen, etc.), Betreuung und Bewirtung von Gästen
- Erstellung von Präsentationen, Berichten und Übersichten überwiegend nach Vorgabe
- Erledigung anfallender Korrespondenz, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten in Deutsch und Englisch überwiegend nach Vorgabe
- Sichtung und Aufbereitung der E-Mails/Eingangs-/Ausgangspost sowie Verteilung nach Dringlichkeit und Zuständigkeit
- Verwaltung der Sekretariatsablage
- Protokollführung in Besprechungen
- Erstellung von Vorgaben für einen/ die Sekretäre im zugeordneten Bereich (z.B. Ablagestruktur)
Dein Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
- Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat
- Gute englische Sprachkenntnisse (Wort und Schrift)
- Gute SAP Kenntnisse
- Sehr gute Anwendungskenntnisse in MS Office
- Hohes Organisationsgeschick auch unter hoher Belastung
- Zielorientierte und selbständige Arbeitsweise, hohe Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative
- Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
- Team- und Kommunikationsfähigkeit
- Souveränes und freundliches Auftreten
Wir freuen uns auf Dich und Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Deiner Gehaltsvorstellung.
Executive Assistant (w/m/d) Arbeitgeber: Personalhaus Bielefeld GmbH & Co. KG
Kontaktperson:
Personalhaus Bielefeld GmbH & Co. KG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine interessante Stelle gefunden hast, zögere nicht, direkt Kontakt aufzunehmen. Frag nach, ob es noch offene Fragen gibt oder wie der Bewerbungsprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und Engagement!
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, ehemaligen Kollegen oder Bekannten über die Position, die dich interessiert. Oftmals können persönliche Empfehlungen den entscheidenden Unterschied machen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über das Unternehmen und überlege dir, welche Fragen du stellen möchtest. So kannst du souverän auftreten und zeigst, dass du wirklich an der Stelle interessiert bist.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Dort findest du alle aktuellen Stellenangebote und kannst sicher sein, dass deine Bewerbung direkt an die richtige Stelle gelangt. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt in deiner Karriere gehen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau die richtige Person für die Stelle als Executive Assistant bist. Lass deine Persönlichkeit durchscheinen!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben und deinen Lebenslauf klar und übersichtlich, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein bisschen Ordnung schadet nie!
Sei konkret!: Vermeide allgemeine Floskeln und sei konkret in deinen Aussagen. Nenne Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, dass du die Anforderungen der Stelle erfüllst. Das macht einen viel besseren Eindruck!
Bewirb dich über unsere Website!: Wir empfehlen dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen schnell bei uns ankommen und du alle wichtigen Informationen auf einen Blick hast. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Personalhaus Bielefeld GmbH & Co. KG vorbereitest
✨Mach dich mit dem Unternehmen vertraut
Informiere dich über den Kunden in Bremen, für den du dich bewirbst. Schau dir die Unternehmenswerte, die Kultur und aktuelle Projekte an. So kannst du im Interview gezielt aufzeigen, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zu deren Zielen passen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und dein Engagement zeigen. Sei bereit, diese Beispiele zu teilen, um zu demonstrieren, dass du die Anforderungen der Stelle als Executive Assistant erfüllst.
✨Übe deine Englischkenntnisse
Da gute Englischkenntnisse gefordert sind, solltest du sicherstellen, dass du dich auch in dieser Sprache wohlfühlst. Übe typische Interviewfragen auf Englisch und bereite dich darauf vor, deine Antworten klar und präzise zu formulieren.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Erwartungen und die Unternehmenskultur zu erfahren. Fragen zur Teamdynamik oder zu den nächsten Schritten im Auswahlprozess sind immer gut!