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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Prepare and review physical personnel files for upcoming digitalization.
- Arbeitgeber: Join the City of Vienna's HR service, supporting over 97,605 employees.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible hours, a free public transport pass, and extensive training opportunities.
- Warum dieser Job: Make a meaningful impact in a collaborative environment while developing valuable skills.
- Gewünschte Qualifikationen: Completion of relevant vocational training and strong attention to detail required.
- Andere Informationen: Full-time position with a starting salary of €2,542.92 monthly.
Stadt Wien (Allgemein)
Wir haben das klare Ziel: unser Wien tagtäglich zu einer lebens- und liebenswerten Stadt zu machen, in der sich jede*r Bewohner*in in gleichem Maße und bei gleicher Qualität auf unsere Leistungen und Services verlassen kann. Dazu brauchen wir Sie!
Informationen Dienststelle
Wir, das Personalservice der Stadt Wien, betreuen über 97.605 aktive und pensionierte Bedienstete der Stadt Wien: von der Bewerbung über die Aufnahme bis zum Ende des Dienstverhältnisses. Wir sind sowohl für die Bezugsverrechnung zuständig, als auch Ansprechpartner*innen in sämtlichen dienst- und pensionsrechtlichen Angelegenheiten. Weiters arbeitet die Legistik die dienst- und besoldungsrechtlichen Rechtsvorschriften, welche die Bediensteten der Gemeinde Wien betreffen, aus.
Text Stellenbesetzung
Folgende Stellen wollen wir besetzen:
Ihr Aufgabengebiet
- Sie sind für die systematische Vorbereitung sowie Nachkontrolle bzw. -bearbeitung und fachliche Beurteilung der physischen Personalakten im Hinblick auf die bevorstehende Digitalisierung verantwortlich.
- Sie übernehmen hierbei die sorgfältige Prüfung, Sortierung und Beurteilung von verschiedenen Aktenbestandteilen und kategorisieren diese nach festgelegten Kriterien.
- Sie identifizieren nicht zuordenbare Aktenteile und beurteilen, ob diese im Personalakt verbleiben dürfen.
- Sie stellen sicher, dass die Sortierung und Bearbeitung von Akten in Übereinstimmung mit dem Akten- und Skartierungsplan erfolgt.
Ihr Profil
- Sie verfügen über eine fachlich einschlägige Lehrabschlussprüfung (z.B. Bürokauffrau*mann, Verwaltungsassistent*in o.Ä.) oder eine gleichwertige Ausbildung (z.B. Fach- oder Handelsschulabschluss).
- Sie bringen idealerweise Erfahrung im Personalbereich sowie im Umgang mit physischen Akten und deren fachgerechter Skartierung mit.
- Sie sind bereit, sich neue Themen, Inhalte und Kenntnisse in kurzer Zeit anzueignen, verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse und MS-Office-Kenntnisse.
- Sie überzeugen mit Detailgenauigkeit bei der Durchführung von Routineaufgaben, Eigenmotivation und Teamfähigkeit.
Unser Angebot
- Anstellung in Vollzeit (40 Wochenstunden).
- Verantwortungsvolle, sinnvolle und abwechslungsreiche Aufgaben.
- Teamarbeit auf Augenhöhe in einem offenen und aufgeschlossenen Umfeld.
- Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit).
- Ein großes Angebot an Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Für Mitarbeiter*innen eine kostenlose Jahreskarte für die Wiener Linien (Jobticket).
- Gute öffentliche Erreichbarkeit.
Ein Einstiegsgehalt von 2.542,92 Euro brutto monatlich (40 Wochenstunden, 14x jährlich). Durch die Anrechnung von berufseinschlägigen bzw. gleichwertigen Tätigkeiten als Vordienstzeiten kann sich ein höheres Gehalt ergeben.
Kontakt
Magistratsabteilung 2- Personalservice
1010 Wien, Rathausstraße 4
Telefon: +43 1 4000-94085
Sie möchten gerne für die Stadt Wien arbeiten?
Dann bewerben Sie sich gleich hier online!
#J-18808-Ljbffr
Sachbearbeiter*in - Digitalisierung Personalakten Arbeitgeber: Stadt Wien
Kontaktperson:
Stadt Wien HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sachbearbeiter*in - Digitalisierung Personalakten
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen und Aufgaben der Stelle. Verstehe genau, welche Arten von Personalakten bearbeitet werden und welche Kriterien für die Digitalisierung wichtig sind. Das zeigt dein Interesse und deine Vorbereitung.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk, um mehr über die Stadt Wien und das Personalservice zu erfahren. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat. Insider-Informationen können dir helfen, dich besser auf das Gespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine Detailgenauigkeit und Teamfähigkeit in konkreten Beispielen zu demonstrieren. Überlege dir Situationen aus deiner Vergangenheit, in denen du diese Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Bereitschaft, neue Themen schnell zu erlernen. Bereite dich darauf vor, im Gespräch zu erläutern, wie du in der Vergangenheit neue Kenntnisse erworben hast und wie du dies auch in dieser Position umsetzen würdest.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sachbearbeiter*in - Digitalisierung Personalakten
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen bereit hast, wie deinen Lebenslauf, Zeugnisse und gegebenenfalls ein Motivationsschreiben. Achte darauf, dass alles aktuell und vollständig ist.
Anpassung des Lebenslaufs: Passe deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Betone deine Erfahrungen im Personalbereich und den Umgang mit physischen Akten, um deine Eignung zu unterstreichen.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du für die Stadt Wien arbeiten möchtest und welche Fähigkeiten du mitbringst, die für die Digitalisierung der Personalakten relevant sind.
Online-Bewerbung: Reiche deine Bewerbung über die offizielle Website der Stadt Wien ein. Achte darauf, dass du alle erforderlichen Dokumente hochlädst und überprüfe vor dem Absenden, ob alles korrekt ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadt Wien vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du in der Position übernehmen würdest. Verstehe den Prozess der Digitalisierung von Personalakten und sei bereit, deine Erfahrungen im Umgang mit physischen Akten zu teilen.
✨Zeige Detailgenauigkeit
Da die Stelle viel Wert auf Detailgenauigkeit legt, solltest du Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit nennen, die deine Fähigkeit zur präzisen Durchführung von Routineaufgaben unter Beweis stellen.
✨Teamfähigkeit betonen
Bereite einige Beispiele vor, die deine Teamfähigkeit zeigen. Erkläre, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
✨Fragen zur Weiterbildung stellen
Zeige dein Interesse an den angebotenen Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Stelle Fragen dazu, wie das Unternehmen seine Mitarbeiter unterstützt, um sich weiterzuentwickeln und neue Kenntnisse zu erwerben.
