Auf einen Blick
- Aufgaben: Übernimm Verantwortung und treibe Projekte aktiv voran.
- Unternehmen: VIAMA, ein innovatives Unternehmen im Bereich Informationssicherheit und Compliance.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Remote-Arbeit und direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer.
- Weitere Informationen: Viel Gestaltungsspielraum und schnelle Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Zukunft des Unternehmens und entwickle deine Fähigkeiten weiter.
- Qualifikationen: Eigenverantwortung, Kommunikationsstärke und Interesse an Unternehmensentwicklung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Nicht Assistenz. Sondern operative Entlastung. VIAMA unterstützt Geschäftsführer und mittelständische Unternehmen dabei, in Themen wie NIS2, Informationssicherheit, Compliance und Governance Klarheit, Struktur und Entscheidungsfähigkeit aufzubauen. Wir suchen keine klassische Assistenz. Wir suchen jemanden, der Verantwortung zieht. Jemanden, der Dinge erkennt, bevor sie eskalieren. Jemanden, der Momentum erzeugt statt Aufgaben zu verwalten. Du arbeitest direkt mit dem Geschäftsführer zusammen und sorgst dafür, dass aus Ideen, Gesprächen und Projekten echte Bewegung entsteht.
Aufgaben
- Du hältst dem Geschäftsführer nicht den Kalender frei. Du hältst ihm operativ den Rücken frei.
- Du erkennst offene Schleifen und schließt sie aktiv.
- Du bereitest Entscheidungen vor statt Termine zu koordinieren.
- Du treibst Follow ups, Angebote und Kommunikation aktiv voran.
- Du bringst Struktur in Sales, Recruiting und Operations.
- Du koordinierst Themen eigenständig mit Kunden, Partnern und Team.
- Du denkst unternehmerisch mit und verstehst, wo gerade der größte Hebel für VIAMA liegt.
- Du wartest nicht auf Aufgaben, sondern ziehst Verantwortung aktiv an Dich.
Was Du NICHT bei uns machst
- reine Kalenderpflege
- passives Abarbeiten von To dos
- nur administrative Assistenz
- "Sag mir einfach, was ich tun soll"
Qualifikation
Wir suchen keinen perfekten Lebenslauf. Wir suchen Menschen mit:
- Ownership
- Geschwindigkeit
- Struktur
- Kommunikationsstärke
- Mitdenken
- hoher Selbstständigkeit
- Lust auf Verantwortung
- unternehmerischem Interesse
Du musst keine Expertin oder kein Experte für Informationssicherheit sein. Aber Du musst verstehen wollen, wie das Unternehmen funktioniert und wo Du konkret Wirkung erzeugst.
So arbeitest Du erfolgreich bei VIAMA
Du passt gut zu uns, wenn Du:
- Probleme aktiv ansprichst
- Verantwortung nicht wegdelegierst
- bei Unsicherheit nicht passiv wirst
- gerne Dinge organisierst UND vorantreibst
- mit schnellen Veränderungen umgehen kannst
- Initiative selbstverständlich findest
- Dich wohlfühlst, wenn nicht alles perfekt vorgegeben ist
Das solltest Du mitbringen
- Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift
- Strukturierte und professionelle Kommunikation
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools
- Eigenständige Arbeitsweise
- Interesse an Sales, Business Operations und Unternehmensentwicklung
- Erfahrung in Assistenz, Operations, Projektsteuerung, Recruiting, Sales Operations oder Kundenkommunikation ist hilfreich. Viel wichtiger ist aber Deine Haltung.
Rahmen
- Vollzeit oder Teilzeit möglich
- Remote + regelmäßige Abstimmung mit dem Team
- Direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer
- Viel Verantwortung und Gestaltungsspielraum
- Schnelle Entwicklungsmöglichkeiten
Wichtig
Wenn Du einen klar abgegrenzten Aufgabenbereich suchst, in dem Dir alles vorgegeben wird, ist diese Rolle vermutlich nicht passend. Wenn Du aber Lust hast, Verantwortung zu übernehmen, Dinge wirklich mitzugestalten und operativ Wirkung zu erzeugen, freuen wir uns auf Deine Bewerbung.
Executive Assistant & Operations (m/w/d) Arbeitgeber: VIAMA
VIAMA ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen Umfeld Verantwortung zu übernehmen und aktiv zur Unternehmensentwicklung beizutragen. Mit einer offenen und strukturierten Arbeitskultur fördern wir Eigeninitiative und bieten zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten, während die direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer eine einzigartige Chance für persönliches Wachstum und Einflussnahme auf die Unternehmensstrategie darstellt. Unsere flexible Arbeitsweise, einschließlich Remote-Optionen, ermöglicht es dir, deine Work-Life-Balance optimal zu gestalten und gleichzeitig einen bedeutenden Beitrag zu leisten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant & Operations (m/w/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Warte nicht darauf, dass dir Aufgaben zugewiesen werden. Zeige Initiative und bringe eigene Ideen ein, wie du den Geschäftsführer unterstützen kannst. Das zeigt, dass du Verantwortung übernehmen kannst und bereit bist, Dinge voranzutreiben.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke aktiv! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte in der Branche zu knüpfen. Sprich mit Leuten, die bereits in ähnlichen Positionen arbeiten, und hole dir Tipps, wie sie ihre Rolle gestalten. Das kann dir helfen, einen Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Gespräch vor! Informiere dich über VIAMA und die Herausforderungen, die das Unternehmen hat. Überlege dir, wie du konkret zur Lösung dieser Probleme beitragen kannst. Das zeigt dein Interesse und deine unternehmerische Denkweise.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So zeigst du, dass du wirklich an der Position interessiert bist und es dir wichtig ist, Teil unseres Teams zu werden. Außerdem hast du die besten Chancen, direkt von uns wahrgenommen zu werden.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant & Operations (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei authentisch!:Zeig uns, wer du wirklich bist! Wir suchen keine perfekten Lebensläufe, sondern Menschen mit einer echten Haltung. Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und erzähl uns, warum du die richtige Person für diese Rolle bist.
Mach es konkret!:Statt nur allgemeine Aussagen zu treffen, bring konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung ein. Zeig uns, wie du Verantwortung übernommen hast und welche Erfolge du erzielt hast. Das macht deine Bewerbung lebendig und nachvollziehbar.
Struktur ist key!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Überschriften, um die Lesbarkeit zu verbessern. So zeigst du uns gleich zu Beginn, dass du auch in der schriftlichen Kommunikation organisiert bist.
Bewirb dich direkt bei uns!:Wir freuen uns, wenn du dich über unsere Website bewirbst. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt bei den richtigen Leuten landet. Und vergiss nicht: Wir sind gespannt auf deine Ideen und wie du bei VIAMA aktiv mitgestalten möchtest!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei VIAMA vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dir klar, dass es bei dieser Position nicht nur um Assistenz geht. Informiere dich über die spezifischen Herausforderungen, die VIAMA in den Bereichen NIS2, Informationssicherheit und Governance hat. Zeige im Interview, dass du die Verantwortung übernehmen und proaktiv Lösungen finden kannst.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner Vergangenheit, in denen du Verantwortung übernommen hast oder Probleme aktiv gelöst hast. Sei bereit, diese Beispiele zu teilen, um zu zeigen, dass du die richtige Einstellung für die Rolle hast.
✨Zeige deine Kommunikationsstärke
Da die Rolle viel Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern erfordert, solltest du im Interview klar und strukturiert kommunizieren. Übe, wie du deine Gedanken präzise und überzeugend ausdrücken kannst, um zu zeigen, dass du in der Lage bist, komplexe Themen verständlich zu machen.
✨Sei proaktiv und zeige Initiative
Stelle Fragen, die zeigen, dass du an der Weiterentwicklung des Unternehmens interessiert bist. Frage nach aktuellen Projekten oder Herausforderungen, die VIAMA hat, und bringe eigene Ideen ein, wie du dazu beitragen könntest, diese voranzutreiben.
