Executive Assistant

Gegründet in der Schweiz im Jahr 1968, ist Zühlke im Besitz seiner Partner und in Europa und Asien tätig. Wir sind ein globaler Transformationspartner mit Ingenieurwesen und Innovation in unserer DNA. Wir helfen unseren Kunden, ihre Geschäfte für die Zukunft zu gestalten – um heute intelligenter zu arbeiten und sich auf die Märkte, Kunden und Gemeinschaften von morgen einzustellen.

Unsere multidisziplinären Teams sind auf Technologie-Strategie und Geschäftsinnovation, digitale Lösungen und Anwendungen sowie Geräte- und Systemtechnik spezialisiert. Wir excelieren in komplexen, regulierten Bereichen wie Gesundheit und Finanzen und verbinden Strategie, Technologieimplementierung und operative Dienstleistungen, um unseren Kunden zu helfen, effektivere und resilientere Unternehmen zu werden.

Als Executive Assistant des CEO Schweiz und der Mitglieder des C-Level-Führungsteams spielen Sie eine Schlüsselrolle dabei, unser Führungsteam in einer schnelllebigen, internationalen, menschenzentrierten Organisation effektiv arbeiten zu lassen. Dies ist mehr als eine traditionelle Assistenzrolle – Sie sind ein vertrauenswürdiger Partner, ein proaktiver Koordinator und jemand, der eine reibungslose Zusammenarbeit auf Führungsebene, im Vorstand und mit Stakeholdern sicherstellt.

• Eigenverantwortliche Verwaltung und Koordination aller administrativen und organisatorischen Angelegenheiten für den CEO Schweiz und ausgewählte C-Level-Führungskräfte.
• Organisation, Vorbereitung und Nachverfolgung von Führungs- und Leitungssitzungen, einschließlich Agenda-Management, Dokumentation und Protokollführung.
• Sicherstellen, dass strategische Prioritäten, Entscheidungen und Maßnahmen zuverlässig verfolgt werden.
• Proaktive Koordination von Kalendern, Reiseplanung und komplexer Terminplanung über mehrere Stakeholder und Zeitzonen hinweg.
• Vorbereitung hochwertiger Präsentationen, Entscheidungsunterlagen, Berichte und Kommunikationsmittel mit Präzision und Professionalität.
• Als vertrauenswürdiger Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder fungieren und zu reibungslosen Kommunikationsflüssen beitragen.
• Struktur und Klarheit in dynamische Situationen bringen und den Führungsteams helfen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
• Ständig nach Möglichkeiten suchen, Prozesse zu verbessern, die Koordination zu vereinfachen und die Effizienz innerhalb der Exekutive zu steigern.

• Sie haben einen kaufmännischen Hintergrund und idealerweise eine Weiterbildung als Executive Assistant oder in einem ähnlichen Bereich.
• Sie bringen mehrere Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Unterstützungsrolle auf Führungsebene mit, idealerweise in einem internationalen Umfeld.
• Sie sind hochorganisiert, proaktiv und in der Lage, mehrere Prioritäten mit Ruhe und Detailgenauigkeit zu managen.
• Sie arbeiten unabhängig, denken voraus und behandeln vertrauliche Angelegenheiten mit höchster Diskretion und Professionalität.
• Sie verfügen über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und wissen, wie man selbstbewusst mit hochrangigen Stakeholdern interagiert.
• Sie haben eine starke Serviceorientierung und unterstützen andere gerne mit Zuverlässigkeit und positiver Energie.
• Sie sind sehr versiert in MS Office und fühlen sich wohl dabei, professionelle Präsentationen und Dokumente für Führungskräfte vorzubereiten.
• Sie kommunizieren fließend in Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich.

• Einzigartige Kultur: offenes und wertschätzendes Arbeitsumfeld, in dem Teamarbeit, Vielfalt und Inklusion hoch geschätzt werden.
• Karrieremöglichkeiten: starker Fokus auf die Entwicklung unserer Mitarbeiter und Unterstützung durch hochwertige Schulungen und einen individuellen Entwicklungsplan.
• Wissenstransfer: interdisziplinärer Ansatz, Kultur des Wissensaustauschs und des Lernens voneinander.
• Großer Arbeitsplatz: Vertrauenskultur, Ermutigung zum Querdenken und Teilen von Ideen.
• Nachhaltigkeit: Wir streben an, dass unsere Projekte und Dienstleistungen so nachhaltig wie möglich sind und unseren Kunden helfen, nachhaltiger zu werden.
• Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und eine familienfreundliche Atmosphäre.
• Weitere Vorteile: Team- und soziale Veranstaltungen, einschließlich eines Teamcamps, Halbtaxkarte, Movis-Mitarbeiterhilfeprogramm, modernes Büro, hochwertige Notebooks und Smartphones.

Wir begrüßen Menschen aus allen Hintergründen, unabhängig von Geschlecht, Persönlichkeit, nationaler Herkunft, Rasse, Religion, Hautfarbe, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Alter, Familienstand, Behinderung oder Veteranenstatus.