Ausbildung Veranstaltungskaufmann

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Du fährst zur Location Deines geplanten Events. Es soll in zwei Tagen stattfinden. Gerade wurde Dir mitgeteilt, dass die Sitzordnung umstrukturiert werden muss, da nicht alle Notausgänge eingehalten werden können. Es ist also Deine Aufgabe, Dir spontan eine neue Einteilung überlegen. Die vorgesehene Cateringfirma ist ebenfalls in letzter Minute abgesprungen. Du wirst also den ganzen Tag Telefonate führen müssen, um Ersatz zu finden.


Es ist 21:00 Uhr abends – Du hast einen neuen Sitzplan erstellt und einer Deiner Kontakte konnte Dir eine tolle Cateringfirma vermitteln. Jetzt sind Deine Fähigkeiten zum Einkalkulieren der neuen Kosten für Essen und Trinken gefragt, damit diese den Rahmen nicht sprengen. Der Tag wäre geschafft. Du schaust, dass Du ein wenig Schlaf bekommst, denn morgen früh steht gleich die nächste Aufgabe an: der Soundcheck der Band.


Klingt der oben beschriebene Arbeitstag interessant für Dich? Entspricht er in etwa Deinen Vorstellungen für Deinen zukünftigen Job? Wenn Du gerne in einem spannenden Beruf arbeitest, offen für Arbeitszeiten an Wochenenden bist und gerne viel Verantwortung übernimmst, passt die Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann bzw. zur Veranstaltungskauffrau womöglich gut zu Dir.

Veranstaltungskauffrau / Veranstaltungskaufmann– Aufgaben

Veranstaltungskauffrau / Veranstaltungskaufmann– Aufgaben

Veranstaltungskaufleute planen Events, oder? Das ist richtig. Allerdings steckt viel mehr dahinter. Egal, ob kleine Veranstaltungen wie ein Sportfest der Stadtgemeinde oder sogenannte Mega Events wie eine Fußball-EM – die Planung übernehmen in der Regel Veranstaltungskaufleute.
Bevor eine Veranstaltung stattfinden kann, muss allerdings ein Konzept erstellt werden. Dieses wiederum wird dann durch viel Planung bzw. Organisation in die Tat umgesetzt. Die Aufgaben reichen von der Ideenfindung, über Personalwesen bis zum Marketing. Zu den Aufgaben des Veranstaltungskaufmanns bzw. der Veranstaltungskauffrau gehören:



Vor der Veranstaltung


  • Akquirierung und Beratung von Kunden und Kundinnen
  • Verwaltungsangelegenheiten wie z. B. Personalwesen
  • Gespräche mit Partner:innen, z. B. Lieferant:innen, Sponsor:innen etc.
  • Veranstaltungskonzepte vorlegen und präsentieren
  • Mitwirkung bei Vertragserstellung von Mitarbeiter:innen
  • Kostenpläne erstellen
  • Risikoanalysen durchführen
  • Mitwirkung an der Erstellung und Verteilung von Werbematerialien, z. B. Flyer und Plakate
  • Zeitplan bis zur Veranstaltung festlegen
  • Ablaufplan für Mitwirkende während der Veranstaltung erstellen, z. B. Techniker:innen, Designer:innen, Sänger:innen
  • Sicherheitsvorkehrungen treffen bzw. Informationen zur Sicherheit einholen z. B. Notausgänge, Brandschutzmaßnahmen
  • Anmeldung der Veranstaltungen z. B. beim Ordnungsamt
  • Genehmigungen für die Veranstaltungen bestätigen lassen, z. B.: Einholung einer Schankerlaubnis
  • Veranstaltungskosten durchkalkulieren

Während der Veranstaltung


  • Ablaufplan während der Veranstaltung umsetzen bzw. Veranstaltung im Blick haben
  • Kontrolle von Technik und Deko
  • Betreuung von Gästen auf dem Event
  • Probleme beheben; der Strom ist ausgefallen etc.

Nach einer Veranstaltung wird das Event in der Regel noch evaluiert (Erfolgskontrolle). So sieht ein Veranstaltungskaufmann bzw. eine Veranstaltungskauffrau, was gut lief und auch, was er oder sie beim nächsten Mal besser machen kann. Auch die Erstellung der Endabrechnung darf zum Schluss nicht fehlen und gehört zu Deinen Aufgaben.

Veranstaltungskauffrau / Veranstaltungskaufmann – Arbeitszeiten & Arbeitsorte

Egal, ob Messen, Konzerte, Kongresse, Ausstellungen, Sportveranstaltungen oder Kulturveranstaltungen, das Event ist auch gleichzeitig Dein Arbeitsort. Bist Du nicht gerade auf der Veranstaltung bzw. bei der Location, wirst Du vorwiegend im Büro vor dem Computer sitzen.


Im Veranstaltungsbereich gibt es meistens flexible Arbeitszeiten, allerdings musst Du damit rechnen je nach Event


  • an Wochenenden,
  • am Abend oder
  • in der Nacht zu arbeiten

In der Veranstaltungsbranche sind Überstunden zudem nicht unüblich.

Veranstaltungskauffrau / Veranstaltungskaufmann– Ausbildung & Gehalt

Veranstaltungskauffrau / Veranstaltungskaufmann– Ausbildung & Gehalt

Für den Beruf des Veranstaltungskaufmanns bzw. der Veranstaltungskauffrau musst Du eine dreijährige Ausbildung antreten. Diese wird dual geführt. Das bedeutet, dass Dir Theorie in der Berufsschule abwechselnd mit Praxis in Ausbildungsbetrieben näher gebracht wird. Dieser Wechsel wird innerhalb einer Woche oder auch in Form von Blockunterricht stattfinden.

Die Ausbildungsdauer kann auch variieren. Vielleicht hast Du im Vorfeld schon ein Praktikum oder einen anderen Lehrgang besucht und kannst Dir dadurch Teile der Ausbildung anrechnen lassen. So würde sich die Ausbildungszeit verkürzen.


Vielleicht möchtest Du die Ausbildung lieber in Teilzeit absolvieren? Auch das ist grundsätzlich möglich, solange es im Vertrag geregelt ist. Dadurch verlängert sich aber auch Deine Ausbildungszeit.


Die folgende Tabelle gibt Dir einen Überblick darüber, wie die Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann bzw. zur Veranstaltungskauffrau verläuft und welche Inhalte und welches Gehalt Dich erwarten kann.

Verlauf der Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann bzw. zur Veranstaltungskauffrau Inhalte Gehalt im Monat
Erstes und zweites Ausbildungsjahr Berufsschule:

  • Veranstaltungsmanagement
  • Projektmanagement
  • Personalwirtschaft
  • Einsatz von Finanzmittel
  • Güterbeschaffung und Verwaltung
  • Kostenkalkulation bzw. Einsetzung finanzieller Mittel
  • Marketing und Kommunikation
  • Erfassen von Geschäftsprozessen

Betrieb:

  • Planung und Organisation von Veranstaltungen
  • Einholung von Angeboten
  • Veranstaltungstechnik
  • Veranstaltungsrecht
  • Personalplanung
  • Umsetzung von Marketingkonzepten und Werbekampagnen
  • Erstes Lehrjahr: 700 bis 1.000 Euro brutto
  • Zweites Lehrjahr: 800 bis 1.150 Euro brutto
Drittes Ausbildungsjahr Berufsschule & Betrieb:

  • Vertiefung der jeweiligen Themenfelder
  • Evaluieren und Nachbearbeiten von Veranstaltungen
  • 950 bis 1.300 Euro brutto

Am Ende Deines zweiten Ausbildungsjahrs musst Du eine Zwischenprüfung über das bereits Gelernte absolvieren. Als letzter Schritt Deiner Ausbildung steht zum Schluss noch die Abschlussprüfung an, welche aus drei schriftlichen Teilen und einem mündlichen Teil besteht.

Wenn Du einen Teil Deiner Ausbildung im Ausland absolvieren möchtest, ist das möglich, sofern Dein Ausbildungsbetrieb zustimmt. Womöglich hat dieser sogar Partnerinnen und Partner im Ausland und kann Dich vermitteln. Grundsätzlich gibt es hierfür in vielen europäischen Ländern, darunter Irland, Spanien und Großbritannien, auch Programme für Auslandspraktika oder Kurse.


Hast Du die Ausbildung erfolgreich abgeschlossen, beläuft sich das durchschnittliche Einstiegsgehalt auf 2.011 Euro brutto im Monat.


Mit Deiner Erfahrung steigt auch Dein Gehalt. Im Laufe Deiner Karriere wirst Du einige Veranstaltungen planen und dadurch auch Kontakte knüpfen, über die Du womöglich weitere Events an Land ziehen kannst. Durchschnittlich verdienen Veranstaltungskaufleute mit ein paar Jahren Arbeitserfahrung ungefähr 2.429 bis 3.000 Euro brutto im Monat.


Veranstaltungskauffrau / Veranstaltungskaufmann – Mögliche Ausbildungsbetriebe

Die Ausbildungsbetriebe bzw. die Arbeitgeber nach der Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann bzw. zur Veranstaltungskauffrau sind in der Regel


  • Veranstaltungs- bzw. Eventagenturen,
  • Kongressbetriebe oder
  • Messen.

Veranstaltungskauffrau / Veranstaltungskaufmann–Weiterbildungen

Veranstaltungskaufleute können sich in viele Richtungen weiterbilden, wie

  • Marketing,
  • Rechnungswesen,
  • Personalwesen oder
  • Veranstaltungsmanagement selbst.


Heutzutage steigt die Anzahl an virtuellen Veranstaltungen ebenfalls, sodass es sinnvoll ist, auch hierbei immer auf dem Laufenden zu bleiben.
Außerdem können Veranstaltungskaufleute eine Prüfung ablegen und mehr Verantwortung übernehmen, in dem sie eine Weiterbildung im Folgenden machen:

  • Veranstaltungsfachwirt:in
  • Betriebswirt:in für Eventmanagement


Möchtest Du nach der Ausbildung lieber noch ein Studium absolvieren? Mit einem vorhandenen Abitur ist auch das möglich. Durch ein Bachelor- oder Masterstudium im Bereich Veranstaltungsmanagement oder Betriebswirtschaft kannst Du noch mehr Einblicke in diese Felder bekommen. Vielleicht würdest Du gerne einmal Deine eigene Eventagentur eröffnen – dafür ist ein Studium in der Regel von Vorteil.

Veranstaltungskauffrau / Veranstaltungskaufmann– Voraussetzungen

Veranstaltungskauffrau / Veranstaltungskaufmann– Voraussetzungen

Für die Ausbildung benötigst Du rechtlich keinen bestimmten Abschluss. Betriebe stellen Bewerber bzw. Bewerberinnen aber vorzugsweise mit Hochschulreife ein. Gute Schulnoten, vorwiegend in den Fächern Deutsch, Englisch und Mathematik können von Vorteil sein. Fremdsprachenkenntnisse sind in diesem Bereich ebenfalls gerne gesehen, da Du vermutlich auch mit einigen internationalen Gästen, Partner:innen, Sponsor:innen etc. Kontakt haben wirst.
Folgende Fähigkeiten solltest Du außerdem mitbringen, um die Ausbildung des Veranstaltungskaufmanns bzw. der Veranstaltungskauffrau erfolgreich zu starten:

  • Flexibilität
  • Entscheidungsfreude und Eigeninitiative
  • Eigenständigkeit sowie Teamarbeit
  • Sorgfältiges, organisiertes Arbeiten
  • Spaß am Kundenkontakt
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Pünktlichkeit
  • Sicheres Auftreten
  • Konzentrationsfähigkeit
  • Stressresistenz
  • Kaufmännisches Verständnis (z. B. Rechnerisches Denken)
  • Spaß am Planen

Veranstaltungskauffrau / Veranstaltungskaufmann – Steckbrief

  • Veranstaltungskauffrau bzw. Veranstaltungskaufmann – Aufgaben:
    • Konzepterstellung
    • Personalverwaltung
    • Marketing
  • Veranstaltungskauffrau bzw. Veranstaltungskaufmann – Arbeitszeiten: flexibel, auch Wochenend– und Nacharbeit
  • Veranstaltungskauffrau bzw. Veranstaltungskaufmann – Ausbildung
    • dual für drei Jahre
    • theoretische Inhalte: Verwaltungsmanagement, Marketing, Wirtschaft
    • praktische Inhalte: Angebote einholen, Veranstaltungsrecht, Personalplanung, Umsetzung von Marketingkonzepten
  • Veranstaltungskauffrau bzw. Veranstaltungskaufmann – Gehalt beim Berufseinstieg: durchschnittlich 2.011 Euro brutto im Monat
  • Veranstaltungskauffrau bzw. Veranstaltungskaufmann – Weiterbildungen:
    • Veranstaltungsfachwirt:in
    • Betriebswirt:in für Eventmanagement
    • Studium für Eventmanagement
  • Veranstaltungskauffrau bzw. Veranstaltungskaufmann – Voraussetzungen & Fähigkeiten:
    • Flexibilität
    • Stressresistenz
    • kaufmännisches Verständnis

FAQs

Veranstaltungskaufleute planen und organisieren Veranstaltungen wie Konzerte, Messen oder Konferenzen. Sie kümmern sich um die Budgetplanung, Vertragsverhandlungen, Personalplanung, Marketing, technische Ausstattung und Ablauforganisation. Sie sind auch die Ansprechpartner für Kunden, Dienstleister und Mitarbeiter.

Das Durchschnittsgehalt eines Veranstaltungskaufmanns bzw. einer Veranstaltungskauffrau liegt in Deutschland bei etwa 2.500 bis 3.000 Euro brutto im Monat. Es hängt jedoch stark von der Berufserfahrung, dem Standort und der Größe des Unternehmens ab.

Die Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann bzw. zur Veranstaltungskauffrau dauert in der Regel 3 Jahre. Sie ist dual organisiert, das bedeutet, sie findet sowohl in der Berufsschule als auch im Ausbildungsbetrieb statt. Im Betrieb lernt man die Praxis, in der Schule das theoretische Wissen. Die Ausbildungsinhalte umfassen unter anderem Veranstaltungsplanung, – durchführung und -nachbereitung, Kundenbetreuung, Kostenkalkulation und rechtliche Grundlagen. Die Ausbildung endet mit einer Abschlussprüfung.

Die Voraussetzungen für die Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann bzw. zur Veranstaltungskauffrau sind: 1. Mittlerer Schulabschluss oder höher (Hauptschulabschluss ist manchmal akzeptabel) 2. Gute Noten in Deutsch und Mathematik 3. Interesse an wirtschaftlichen Zusammenhängen 4. Organisationsgeschick und Kommunikationsfähigkeit 5. Freundliches Auftreten und Dienstleistungsorientierung.
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