Forderungsmanager (m/w/d) – Mahnwesen & Debitoren

Als Forderungsmanager (m/w/d) verantwortest du bei uns die offenen Forderungen — von der ersten Zahlungserinnerung bis zu der Entscheidung, wann ein Vorgang an Inkasso oder Anwalt geht. Diese Position richtet sich ausdrücklich an Menschen, die im Forderungsmanagement zu Hause sind. Es geht hier nicht um allgemeine Büroarbeit und nicht um klassische Sachbearbeitung, sondern um einen klar umrissenen kaufmännischen Verantwortungsbereich: Du hast den Überblick über die offenen Posten, du entscheidest, wo nachgefasst wird, und du führst die Gespräche mit den Kunden selbst.

Du arbeitest eng mit der Buchhaltung und der Geschäftsführung zusammen und bist die Person im Haus, die weiß, wie unsere Forderungen stehen. Dafür steht dir eine eigene digitale Fallakte zur Verfügung, in der jeder Vorgang mit Status, Notiz und Wiedervorlage geführt wird — du arbeitest also nicht mit Zettelwirtschaft und Excel-Liste, sondern in einem sauber aufgesetzten System, das wir gerade weiter ausbauen.

Deine Aufgaben

• Eigenverantwortliche Überwachung der offenen Posten und der Zahlungseingänge
• Führung des Mahnwesens über alle Stufen, inklusive Fristen und Wiedervorlagen
• Direkte Kommunikation mit Kunden zu offenen Rechnungen — schriftlich und am Telefon
• Verhandlung und Nachhalten von Ratenzahlungen und Zahlungsvereinbarungen
• Bearbeitung von Stornierungen und Widerrufen in Abstimmung mit Vertrieb und Buchhaltung
• Vorbereitung und Übergabe von Vorgängen an Inkasso oder Rechtsanwalt sowie deren Nachverfolgung
• Bewertung zweifelhafter Forderungen und Vorbereitung von Abschreibungsentscheidungen
• Regelmäßiges Reporting an die Geschäftsführung zu Bestand, Entwicklung und Problemfällen
• Mitgestaltung unserer Prozesse im Forderungswesen — der Bereich wird gerade digital neu aufgestellt, deine Erfahrung fließt direkt ein

Das Ziel dieser Position ist klar: Wir wollen offene Forderungen nicht verwalten, sondern hereinholen — konsequent, nachvollziehbar und ohne dass ein Vorgang untergeht.

Warum Haag & Sondershausen?

• Klarer Verantwortungsbereich: Dein Thema gehört dir — du führst es eigenständig, statt es nebenher mitzumachen.
• Moderne Systeme: Digitale Fallakte, angebundene Rechnungs- und Zahlungsdaten, kein Nachpflegen von Hand.
• Sicherer Arbeitsplatz: Unbefristete Vollzeitstelle in einem wachsenden Unternehmen.
• Kurze Wege: Flache Hierarchien und direkter Draht zur Geschäftsführung.
• Vor Ort in Koblenz: Moderne Arbeitsplätze und ein Team, das zusammen im Büro arbeitet.

Stellenanforderungen

Für diese Position setzen wir voraus, dass du bereits im Forderungsmanagement, im Mahnwesen oder in der Debitorenbuchhaltung gearbeitet hast. Uns ist wichtig, dass du den Umgang mit offenen Forderungen aus der Praxis kennst — einschließlich der unangenehmen Telefonate.

Das solltest du mitbringen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gerne mit Schwerpunkt Finanzen oder Rechnungswesen
• Praktische Erfahrung im Forderungsmanagement, Mahnwesen, Inkasso oder in der Debitorenbuchhaltung
• Sicheres Verständnis für offene Posten, Mahnstufen, Fristen und Verjährung
• Erfahrung mit einem Rechnungs- oder Buchhaltungssystem (z. B. easybill, DATEV, Lexoffice o. ä.) sowie sicherer Umgang mit Excel
• Kommunikationsstärke am Telefon: freundlich im Ton, klar in der Sache — auch wenn das Gespräch unangenehm wird
• Strukturierte, verbindliche Arbeitsweise — du hältst Wiedervorlagen ein, ohne dass jemand nachfragen muss
• Durchsetzungsfähigkeit und die innere Ruhe, auch bei Widerspruch sachlich zu bleiben
• Digitale Affinität: Du arbeitest gerne in Systemen und siehst Software als Hilfe, nicht als Hürde
• Diskretion im Umgang mit Kunden- und Finanzdaten
• Erfahrung mit dem gerichtlichen Mahnverfahren oder der Zusammenarbeit mit Inkassodienstleistern ist ein Plus, aber keine Bedingung. Wichtiger ist, dass du die kaufmännische Logik dahinter verstehst und bereit bist, dich in unsere Abläufe einzuarbeiten.

Diese Stelle ist bewusst kein Einstieg in die allgemeine Sachbearbeitung. Wenn du eine Assistenz- oder Bürotätigkeit suchst, in der Forderungen nur ein Nebenthema unter vielen sind, passt die Position nicht. Wir suchen jemanden, der genau diesen Bereich als seinen versteht und ihn eigenständig führen will.