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Mercury ist der europäische Marktführer für Baulösungen.

Wir realisieren und managen komplexe Ingenieur- und Bauprojekte für die weltweit führenden Unternehmen.

Unsere Lösungen helfen dabei, Technologien und lebensverändernde Fortschritte bereitzustellen, die Menschen, Gemeinschaften und Unternehmen miteinander verbinden und ihnen die Möglichkeit geben, Unglaubliches zu erreichen.

Unsere Mitarbeiter haben den Mut, innovativ zu sein.

Ihre Entschlossenheit und ihr ausgeprägter Fokus ermöglichen es uns, immer wieder mit Sicherheit Ergebnisse zu liefern.

Wir setzen die Visionen unserer Kunden durch zukunftsweisende Baulösungen in verschiedenen Sektoren um, darunter Enterprise-Rechenzentren, Spitzentechnologie & Biowissenschaften, Hyperscale-Rechenzentren und Brandschutz.

Bei Mercury ist es unsere Pflicht, unsere Mitarbeiter zu ermutigen und zu unterstützen, damit sie ihre Vision von sich selbst verwirklichen können.

Wir stellen sie in den Mittelpunkt unseres Handelns und bieten ihnen herausfordernde Möglichkeiten zur Weiterentwicklung in einem großartigen Team in einem unterstützenden Umfeld, das es ihnen ermöglicht, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Hauptverantwortlichkeiten der Stelle

• Administration: Zeiterfassung, Überwachung und Eingabe der Arbeitsstunden in die Stundenzettel, Zusammenstellung wöchentlicher und/oder monatlicher Stundenzettel für die Lohnbuchhaltung/den Standort, Kommunikation mit der Standortleitung/dem Sicherheitsdienst bezüglich Personalwechseln, fehlenden Stempelkarten usw. Überprüfung der Ausgaben des Teams als Vertreter des Geschäftsbereichsleiters.

Die reibungslose Koordination zwischen allen Beteiligten sicherstellen.

Organisation und Pflege von Daten in Tabellenkalkulationen, Erstellung von Berichten, Organisation von Unterlagen und andere damit verbundene administrative Aufgaben nach Bedarf.

• Büro: Kontrolle des Bürobedarfs und der Verbrauchsmaterialien, Bestellung von Nachschub, um Engpässe zu vermeiden, in Zusammenarbeit mit den Teams für Einkauf, Vertrieb und Logistik.

Vorschläge zur Verbesserung des Arbeitsumfelds einbringen, Renovierungen und Umgestaltungen von Büroräumen überwachen und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter ein angemessenes und angenehmes Umfeld für die Erfüllung ihrer Aufgaben haben.

Verwaltung aller Bürosysteme, -prozesse und -einrichtungen, um einen reibungslosen Büroablauf zu gewährleisten.

• Berichte: Sorgfältige Pflege von Tracking-Tools aller Art, um Berichte, Statistiken, Trends, Grafiken und Diagramme erstellen zu können.

Teilnahme an Besprechungen auf Wunsch des Senior Management Teams, Protokollführung und Weiterleitung der Protokolle an alle relevanten Parteien.

• Onboarding: Begrüßung neuer Mitarbeiter und Sicherstellung einer klaren und umfassenden Kommunikation vor, während und nach ihrer Einstellung; Information der Neuankömmlinge über die administrativen Anforderungen ihrer Gaststadt/ihres Gastlandes und Unterstützung bei ihren Fragen; Vorstellung der neuen Mitarbeiter in ihrem Team und Erläuterung, wo sie die benötigten Informationen zur Verwaltung, zum Standortteam oder zum Unternehmen finden können.
• IT: Zusammenarbeit mit dem IT-Team, um sicherzustellen, dass alle IT-Artikel und Hardware für das Projekt rechtzeitig bestellt werden; Überwachung des IT-Bestands am Standort; Kontaktaufnahme mit dem IT-Team, falls Geräte bestellt oder Ersatzteile benötigt werden; Einhaltung der Unternehmensrichtlinien in Bezug auf Cybersicherheit und Datenschutz.
• Kommunikation: Erleichterung der Kommunikation zwischen den Teams vor Ort und dem Projektmanager.

Sicherstellen, dass der Informationsfluss zwischen allen Beteiligten reibungslos verläuft.

Sie werden die Hauptansprechperson zwischen Standort und Personalabteilung, Gehaltsabrechnung, IT und Fuhrpark sein.

Unterstützung von Mitarbeitern, Management und anderen Abteilungen bei sensiblen/kommerziellen Aufgaben innerhalb des Unternehmens.

In Zusammenarbeit mit der Personalabteilung die Bürorichtlinien bei Bedarf auf dem neuesten Stand halten.

• Reise: Sicherstellen, dass die Reiseanträge der Mitarbeiter den festgelegten Kriterien entsprechen, Flug-/Hotelreservierungen im Rahmen der festgelegten Budgets und Unternehmens-/Projektrichtlinien erfolgen.

Archivierung aller Buchungen gemäß dem vom Verwaltungsteam eingerichteten System, um Berichte für die Geschäftsleitung erstellen zu können.

Abstimmung mit dem Fuhrpark-, Werkzeug- und Anlagenteam bezüglich des Transportbedarfs von der Unterkunft zur Baustelle.

• Immobilien: Beschaffung von Unterkünften für Mitarbeiter während der gesamten Projektlaufzeit, enge Kommunikation mit Immobilienmaklern und Eigentümern, effiziente und kostengünstige Organisation von Unterkünften und Transport, Abstimmung mit den Abteilungen Finanzen und Vertrieb zur Kostenverteilung, Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung zur Prüfung und Validierung von Mietverträgen.
• Innovation und

Entwicklung: Wir suchen ständig nach Best Practices und effizienteren Arbeitsweisen, um die Effizienz im Büro und im gesamten Unternehmen zu steigern.

Interesse an der Baubranche zeigen, um sich innerhalb des Unternehmens in andere Positionen weiterentwickeln zu können.

Regelmäßige Teilnahme an Schulungen zur Weiterentwicklung von Fähigkeiten und Kenntnissen sowie Weitergabe dieser Schulungen an andere Teammitglieder.

• Eventmanagement: Organisation monatlicher Teambuilding-Aktivitäten in Abstimmung mit dem Management unter Berücksichtigung des Projektzeitplans und des Budgets, Organisation kleinerer und regelmäßiger Aktivitäten vor Ort wie z.

Teamfrühstücke.

• Psychische Gesundheit und

Wohlbefinden: Förderung der psychischen Gesundheit der Mitarbeiter vor Ort, z.

B. durch Sensibilisierung, Unterstützung (Bereitschaft zur Ausbildung als Ersthelfer für psychische Gesundheit), Abbau von Stigmatisierung (offene Kommunikation und Ermutigung, bei Bedarf Hilfe zu suchen), Weiterleitung an Ressourcen (externes Mitarbeiterhilfsprogramm von Mercury).

• Alle weiteren mit dieser Position verbundenen Aufgaben.

Wesentliche Kriterien für die Stelle

• Hervorragende Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, Word, Power Point, One Note, Share Point).
• Kommunikation: Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, um Informationen klar und effektiv an verschiedene Interessengruppen zu vermitteln und ein kollaboratives Umfeld sowie Teamarbeit zu fördern.
• Kapazität zur Bearbeitung eines hohen Aufkommens an Mitarbeiterverwaltungs-/Anfrage- und Aufgabenanforderungen.
• Die Fähigkeit, mit vertraulichen Informationen professionell und vertrauenswürdig umzugehen und alle Anfragen des Senior Management Teams effektiv und professionell zu beantworten.
• Starke Organisationsfähigkeiten, um Projekte/Aufgaben in einem schnelllebigen, dynamischen Umfeld termingerecht abzuschließen.
• Zeitmanagement: Aufgaben effektiv priorisieren und innerhalb von Fristen mit wenig Aufsicht arbeiten.
• Die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, bei Entscheidungen ein gutes Urteilsvermögen zu beweisen und mit gutem Beispiel voranzugehen.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und interkulturelle Kommunikationsfähigkeiten.
• Geduld, Liebe zum Detail, Anpassungsfähigkeit, Reaktionsfähigkeit.
• Tadelloses Einfühlungsvermögen und diplomatisches Geschick im Umgang mit Geschlecht, Herkunft, Kultur, sexueller Orientierung oder Behinderung, um ein inklusives Arbeitsumfeld für Menschen unterschiedlicher Herkunft zu fördern.
• Sprache: Englisch C1/C2.

Wünschenswerte Kriterien

• Fundierte administrative Erfahrung in einem geschäftigen Büroumfeld innerhalb der Bauindustrie ist sehr erwünscht.
• Praktische SAP-Kenntnisse.
• Andere Sprachen

Die Stelle befindet sich auf einer Baustelle in Frankfurt und kann Arbeiten im Freien sowie den Umgang mit Baustellenbedingungen erfordern.

Diese Stelle ist möglicherweise nicht dauerhaft im Raum Frankfurt angesiedelt.

Der Kandidat muss bereit sein, im Rahmen dieser Tätigkeit zu reisen und für die Erfordernisse eines anderen Projekts in ein anderes Land entsandt zu werden.

Mercury ist ein Arbeitgeber für Chancengleichheit.

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