Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze Führungskräfte bei der Verwaltung komplexer Kalender und Reiseplanung.
- Unternehmen: Renommierte Pharmafirma in Mainz mit einem unterstützenden Team.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, bis zu 30 Tage Urlaub und flexible Arbeitszeiten.
- Weitere Informationen: Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und ein positives Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte wichtige Unternehmensentscheidungen mit.
- Qualifikationen: Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der administrativen Unterstützung von Führungskräften.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 55000 - 60000 € pro Jahr.
For our client, a renowned company in the pharmaceutical industry based in Mainz, we are currently looking for an
Executive Assistant (m/f/d) to join their team on a full-time basis.
YOUR RESPONSIBILITIES
- Provide dedicated executive support to assigned senior leaders by proactively managing complex calendars, schedules, and competing priorities.
- Coordinate domestic and international travel arrangements, including detailed itineraries and logistics.
- Organize leadership meetings, workshops, town halls, and business events.
- Prepare meeting agendas, presentation materials, reports, briefing documents, and executive correspondence.
- Track actions, decisions, commitments, and follow-up activities arising from leadership meetings.
- Act as a key coordination point between executives, leadership team members, and internal and external stakeholders.
- Manage confidential, sensitive, and business-critical information with the highest level of discretion.
- Coordinate departmental planning activities, leadership offsites, and organizational events.
- Support budget administration, purchase orders, expense management, and related operational processes.
- Identify administrative and operational efficiencies and contribute to continuous process improvement.
YOUR PROFILE
- Bachelor's degree in Business Administration, Communications, Management, or a related discipline preferred.
- 5+ years of experience providing administrative and executive support to senior leaders in a complex corporate environment.
- Experience supporting Vice President, Senior Vice President, or equivalent executive-level leaders preferred.
- Proven experience managing complex calendars, international travel, executive meetings, and high-priority business activities.
- Experience working across multiple functions and interacting with senior internal and external stakeholders.
- Exceptional organizational and prioritization skills.
- Strong written and verbal communication skills.
- Excellent stakeholder management and relationship-building capabilities.
- High degree of professionalism, judgment, discretion, and confidentiality.
- Advanced proficiency in Microsoft Office 365 applications.
WHAT WE OFFER
- Attractive salary of €55,000–€60,000 gross per year.
- Personal and supportive assistance from our team.
- Up to 30 days of annual leave.
- Christmas and holiday bonuses.
- Flexible working time account.
- Company pension scheme or capital-forming benefits.
- €150 referral bonus through our employee referral program.
- Subsidies after 9 months, e. g. for public transport, bike leasing, or the company canteen.
THE POSITION AT A GLANCE
Start: As soon as possible
Initial contract: 12 months, with the option of extension and permanent employment.
Executive Assistant in Mainz Arbeitgeber: Office Events P & B GmbH
Unser Kunde, ein international agierendes Industrieunternehmen in Biberach an der Riß, bietet eine hervorragende Arbeitsumgebung für Senior Scientists im Bereich Bioanalytics und Mikrobiologie. Mit attraktiven außertariflichen Vergütungen, flexiblen Arbeitszeiten und umfangreichen Mitarbeiterbenefits wie bis zu 30 Tagen Urlaub und betrieblicher Altersvorsorge fördert das Unternehmen eine wertschätzende Kultur und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten. Zudem profitieren die Mitarbeiter von einem modernen Betriebsrestaurant und einem Fitnessstudio vor Ort, was die Work-Life-Balance zusätzlich unterstützt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant in Mainz erhalten könntest
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie Office Events P & B GmbH, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei Office Events P & B GmbH im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei Office Events P & B GmbH echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von Office Events P & B GmbH zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant in Mainz mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an Office Events P & B GmbH reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Office Events P & B GmbH vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der Office Events P & B GmbH tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
