Auf einen Blick
- Aufgaben: Werde die rechte Hand der Geschäftsführer und manage komplexe Aufgaben.
- Unternehmen: Dynamisches Start-up mit familiärer Atmosphäre und kreativen Köpfen.
- Vorteile: Sicherer Arbeitsplatz, faire Vergütung und tolle Karrierechancen.
- Weitere Informationen: Modernes Büro in Düsseldorf und regelmäßige Teamevents.
- Warum dieser Job: Gestalte Prozesse und unterstütze Führungskräfte in einem wachsenden Unternehmen.
- Qualifikationen: Hochorganisiert, proaktiv und detailverliebt mit fließenden Deutsch- und Englischkenntnissen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 60000 € pro Jahr.
Ihre Aufgaben
Wir suchen keine gewöhnliche Assistenz. Du wirst die rechte Hand von zwei Agency-Gründer/Geschäftsführer (mittelfristig wirst du dich wahrscheinlich auf einen fokussieren). Dein Ziel ist nicht einfach das Abarbeiten von Aufgaben, sondern das „Zurückkaufen“ von Zeit. Du bist der operative Architekt hinter dem Leben der Gründer – sowohl geschäftlich als auch privat. Du sorgst dafür, dass der Fokus zu 100 % auf High-Leverage-Tasks liegen kann, während du den Rest managst.
Wenn du extrem organisiert, proaktiv und detailverliebt bist, aber gleichzeitig den Drive hast, Dinge eigenständig zu lösen, ist das deine Rolle. Deine Mission: Das Betriebssystem der Geschäftstführer. Dein Job ist es, Komplexität zu reduzieren und Entscheidungen vorzubereiten, nicht nur auszuführen.
Hier findest du ein paar Beispiele deiner potentiellen Aufgaben:
- Kommunikation & Follow-Through
- Du betreibst E-Mail Inbox & Slack Triage. Du eskalierst nur, was sofortige Aufmerksamkeit braucht.
- Du beantwortest Nachrichten selber und setzt Maßnahmen um, die daraus entstehen.
- Du bereitest Entscheidungen so vor, dass der CEO sie in unter zwei Minuten verstehen und mit Ja/Nein beantworten kann.
- Du loggst jede Aufgabe in einer zentralen Datenbank (z.B. Notion) mit Status und Follow-up-Datum. Nichts fällt durchs Raster.
- Du führst ein tägliches morgendliches Briefing durch, um Prioritäten zu synchronisieren.
- Du wählst bewusst den richtigen Zeitpunkt für Anfragen, damit sie nicht mit High-Focus-Momenten konkurrieren.
- Business Operations / Projekte
- Hier gibt es sowohl repetitive Aufgaben, aber genauso entstehen immer wieder situativ andere Projekte, bei denen du unterstützt oder selber die Verantwortung trägst. Ein paar Beispiele sind:
- Recherche: Du recherchierst neue Softwaretools oder Lieferanten/Dienstleister, führst die ersten Gespräche mit ihnen und begleitest die Evaluation bis zur Vertragsschließung.
- Finance & Legal: Du nutzt KI, um Verträge vorzuprüfen und kritische Klauseln zu flaggen. Du vergleichst jedes neue Angebot mit früheren Preisen und trackst monatlich alle Assets in einer Übersicht.
- Kommunikation: Du übernimmst einen Teil der ersten Kommunikation mit dem Team, Anwälten, Steuerberatern etc.
- Sales & Marketing: Solange einer der Geschäftsführer noch im Vertrieb tätig ist, übernimmst du das E-Mail Follow-up nach Sales-Calls, erstellst Angebote und trackst Metriken.
- Termine: Du managed die kompletten Termine der Geschäftsführung. Vereinbarung, Rescheduling, Anfragen etc.
- Personal Life & Household Logistics
- Finance & Admin: Du verantwortest alle privaten Rechnungen. Du trackst alle persönlichen Käufe, überwachst deren Ankunft und wickelst Retouren ab.
- Haushalt: Du koordinierst Haushaltskräfte, Handwerker und Dienstleister für KFZ-Wartung und -Registrierung (zum Teil kannst du diese Aufgaben auch an eine Teamassistenz delegieren).
- Travel Management
- Du nutzt umfassende Checklisten für jede Reise. Flüge und Hotels zu buchen ist nur der Anfang.
- Du recherchierst und buchst lokale Annehmlichkeiten am Zielort: Gyms, gesunde Restaurants und Meal-Prep-Services.
- Du pflegst Packlisten und verwaltest einen Jahresreisekalender, um Pufferzeiten sicherzustellen.
Ihr Profil
Das solltest du sein:
- (Optional) Du hast Berufserfahrung im Bereich Executive Assistant oder Projektmanagement.
- Du bist bereit, fünf Tage die Woche im Office zu arbeiten.
- Du bist hoch organisiert und strukturiert.
- Du beherrschst die deutsche Sprache einwandfrei in Schrift und Wort und solltest englisch fließend sprechen und schreiben können.
Warum wir?
Was wir Dir bieten:
- Du hast Lust auf ein Start-up Umfeld, in dem Du vor allem Strukturen & Prozesse aufbaust? Diese ongoing optimierst & die Führungskräfte in allen Bereichen unterstützt?
Wenn ja, lets talk!
Ich bin Noah Rügamer, Gründer und Geschäftsführer bei Rügamer & Steiner. In den letzten 3 Jahren ist unser Team von 0 auf über 25 kreative Köpfe gewachsen. Unser Ziel war klar: das E-Mail Marketing für die Top 10% der E-Commerce Unternehmen zu revolutionieren. Und wir sind auf einem guten Weg! Zusammen mit unserem Team betreuen wir über 120 der erfolgreichsten Online Shops im deutschsprachigen Raum.
Rügamer & Steiner ist die führende E-Mail Marketing Agentur hinter den erfolgreichsten E-Commerce Unternehmen in DE, AU & CH. Über 100+ Online Shops vertrauen uns bereits und erreichen mit uns die Herzen & Geldbeutel ihrer Kunden.
Da wir jedes Jahr um 100% wachsen und jeden Monat viele neue Kunden ihr Vertrauen in Rügamer & Steiner setzen, suchen wir dich als Unterstützung unserer Geschäftsführung.
Was wir Dir bieten:
- Sicherer Arbeitsplatz: Jede Person, die wir einstellen, soll langfristig mit uns wachsen. Das Ziel jeder Einstellung ist eine unbefristete Übernahme.
- Tolle Arbeitsatmosphäre: Der Umgang untereinander ist sehr kollegial und familiär. Wir ziehen alle am gleichen Strang und motivieren uns gegenseitig, Bestleistungen zu erzielen und persönlich zu wachsen. Es gibt zudem einen monatlichen Team-Lunch auf Kosten der Firma.
- Gute Vergütung & Karrierechancen: Unsere Mitarbeiter:innen erhalten eine faire Vergütung und vermögenswirksame Leistungen. Über die nächsten Jahre werden wir weiter wachsen und expandieren. Daher benötigen wir weitere Experten und/oder Führungskräfte.
- Modernes Büro in zentraler Lage in Düsseldorf Pempelfort.
- Stetige Weiterbildung & Karriere.
- Zusammenhalt in einem dynamischen und kollegialen Team.
- Ein attraktives Gehaltsmodell.
- Monatliches Teamessen, Firmen-Events, Messen, Vorträge und Veranstaltungen.
- Sehr gute Arbeitsmittel, beste Hardware von Apple, höhenverstellbare Tische.
Du erkennst Dich wieder und möchtest mit uns ins Gespräch kommen? Dann bewerbe Dich noch heute und werde schon bald ein Teil des Teams!
Über uns
Wir betreuen die führenden Online Shops im deutschsprachigen Raum und unterstützen sie profitabler zu werden und zu wachsen.
Executive Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: Ruegamer Steiner
Rügamer & Steiner ist ein hervorragender Arbeitgeber, der dir die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen Start-up-Umfeld zu arbeiten, in dem du aktiv Strukturen und Prozesse mitgestalten kannst. Mit einer kollegialen und familiären Arbeitsatmosphäre, regelmäßigen Team-Events und einem klaren Fokus auf persönliche sowie berufliche Weiterentwicklung, bist du hier nicht nur Teil eines wachsenden Teams, sondern auch Teil einer Erfolgsgeschichte im E-Mail Marketing für führende E-Commerce Unternehmen. Zudem erwartet dich ein moderner Arbeitsplatz in zentraler Lage in Düsseldorf Pempelfort, der mit besten Arbeitsmitteln ausgestattet ist.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant (m/w/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, dich mit den Gründern oder anderen Teammitgliedern zu vernetzen, nutze sie. Zeige Interesse an ihren Projekten und Herausforderungen, um einen Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine organisatorischen Fähigkeiten und deinen proaktiven Ansatz konkret demonstrieren kannst. Überlege dir Beispiele aus der Vergangenheit, die zeigen, wie du Komplexität reduziert hast.
✨Tip Nummer 3
Nutze unsere Website, um dich direkt zu bewerben. Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst. Außerdem kannst du so sicherstellen, dass deine Bewerbung schnell bei uns landet!
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Detailverliebtheit! Bereite eine Liste von Fragen vor, die du im Gespräch stellen möchtest. Das zeigt, dass du dich mit der Rolle und dem Unternehmen auseinandergesetzt hast und wirklich interessiert bist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Unterstützung für unsere Geschäftsführer bist.
Struktur ist alles!:Da du als Executive Assistant viel organisieren wirst, achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und eine logische Gliederung, damit wir schnell die wichtigsten Infos finden können.
Mach es konkret!:Vermeide allgemeine Floskeln und sei konkret in deinen Beispielen. Zeig uns, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben gemeistert hast und welche Tools du genutzt hast, um den Überblick zu behalten.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir sie schnellstmöglich prüfen können.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Ruegamer Steiner vorbereitet
✨Mach dich mit der Rolle vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir genau überlegen, was die Aufgaben eines Executive Assistant sind. Lies die Stellenbeschreibung gründlich durch und überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen. Zeige im Gespräch, dass du die Anforderungen verstehst und bereit bist, diese zu erfüllen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner Vergangenheit, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten oder dein proaktives Handeln unter Beweis gestellt hast. Bereite mindestens drei Beispiele vor, die zeigen, wie du komplexe Aufgaben gemeistert oder Entscheidungen vorbereitet hast. Das macht einen starken Eindruck!
✨Stelle kluge Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du den Gründern stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Rolle und dem Unternehmen. Frage nach den größten Herausforderungen, die sie aktuell sehen, oder wie sie den Erfolg eines Executive Assistant definieren. So zeigst du, dass du strategisch denkst.
✨Zeige deine Detailverliebtheit
Da die Rolle viel Organisation und Aufmerksamkeit für Details erfordert, bringe Beispiele mit, die deine Fähigkeit zur präzisen Arbeit unter Beweis stellen. Vielleicht hast du ein Projekt geleitet, bei dem du alle Aspekte im Blick behalten musstest. Betone, wie wichtig dir Genauigkeit ist und wie du sicherstellst, dass nichts durch das Raster fällt.
