Auf einen Blick
- Aufgaben: Werde die rechte Hand der Geschäftsführer und manage komplexe Aufgaben.
- Unternehmen: Dynamisches Start-up mit familiärer Atmosphäre und kreativen Köpfen.
- Vorteile: Sicherer Arbeitsplatz, faire Vergütung und tolle Karrierechancen.
- Weitere Informationen: Modernes Büro in Düsseldorf und regelmäßige Teamevents.
- Warum dieser Job: Gestalte Prozesse und unterstütze Führungskräfte in einem wachsenden Unternehmen.
- Qualifikationen: Hochorganisiert, proaktiv und detailverliebt mit fließenden Deutsch- und Englischkenntnissen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 60000 € pro Jahr.
Ihre Aufgaben
Wir suchen keine gewöhnliche Assistenz. Du wirst die rechte Hand von zwei Agency-Gründer/Geschäftsführer (mittelfristig wirst du dich wahrscheinlich auf einen fokussieren). Dein Ziel ist nicht einfach das Abarbeiten von Aufgaben, sondern das „Zurückkaufen“ von Zeit. Du bist der operative Architekt hinter dem Leben der Gründer – sowohl geschäftlich als auch privat. Du sorgst dafür, dass der Fokus zu 100 % auf High-Leverage-Tasks liegen kann, während du den Rest managst.
Wenn du extrem organisiert, proaktiv und detailverliebt bist, aber gleichzeitig den Drive hast, Dinge eigenständig zu lösen, ist das deine Rolle. Deine Mission: Das Betriebssystem der Geschäftstführer. Dein Job ist es, Komplexität zu reduzieren und Entscheidungen vorzubereiten, nicht nur auszuführen.
Hier findest du ein paar Beispiele deiner potentiellen Aufgaben:
- Kommunikation & Follow-Through
- Du betreibst E-Mail Inbox & Slack Triage. Du eskalierst nur, was sofortige Aufmerksamkeit braucht.
- Du beantwortest Nachrichten selber und setzt Maßnahmen um, die daraus entstehen.
- Du bereitest Entscheidungen so vor, dass der CEO sie in unter zwei Minuten verstehen und mit Ja/Nein beantworten kann.
- Du loggst jede Aufgabe in einer zentralen Datenbank (z.B. Notion) mit Status und Follow-up-Datum. Nichts fällt durchs Raster.
- Du führst ein tägliches morgendliches Briefing durch, um Prioritäten zu synchronisieren.
- Du wählst bewusst den richtigen Zeitpunkt für Anfragen, damit sie nicht mit High-Focus-Momenten konkurrieren.
- Business Operations / Projekte
- Hier gibt es sowohl repetitive Aufgaben, aber genauso entstehen immer wieder situativ andere Projekte, bei denen du unterstützt oder selber die Verantwortung trägst. Ein paar Beispiele sind:
- Recherche: Du recherchierst neue Softwaretools oder Lieferanten/Dienstleister, führst die ersten Gespräche mit ihnen und begleitest die Evaluation bis zur Vertragsschließung.
- Finance & Legal: Du nutzt KI, um Verträge vorzuprüfen und kritische Klauseln zu flaggen. Du vergleichst jedes neue Angebot mit früheren Preisen und trackst monatlich alle Assets in einer Übersicht.
- Kommunikation: Du übernimmst einen Teil der ersten Kommunikation mit dem Team, Anwälten, Steuerberatern etc.
- Sales & Marketing: Solange einer der Geschäftsführer noch im Vertrieb tätig ist, übernimmst du das E-Mail Follow-up nach Sales-Calls, erstellst Angebote und trackst Metriken.
- Termine: Du managed die kompletten Termine der Geschäftsführung. Vereinbarung, Rescheduling, Anfragen etc.
- Personal Life & Household Logistics
- Finance & Admin: Du verantwortest alle privaten Rechnungen. Du trackst alle persönlichen Käufe, überwachst deren Ankunft und wickelst Retouren ab.
- Haushalt: Du koordinierst Haushaltskräfte, Handwerker und Dienstleister für KFZ-Wartung und -Registrierung (zum Teil kannst du diese Aufgaben auch an eine Teamassistenz delegieren).
- Travel Management
- Du nutzt umfassende Checklisten für jede Reise. Flüge und Hotels zu buchen ist nur der Anfang.
- Du recherchierst und buchst lokale Annehmlichkeiten am Zielort: Gyms, gesunde Restaurants und Meal-Prep-Services.
- Du pflegst Packlisten und verwaltest einen Jahresreisekalender, um Pufferzeiten sicherzustellen.
Ihr Profil
Das solltest du sein:
- (Optional) Du hast Berufserfahrung im Bereich Executive Assistant oder Projektmanagement.
- Du bist bereit, fünf Tage die Woche im Office zu arbeiten.
- Du bist hoch organisiert und strukturiert.
- Du beherrschst die deutsche Sprache einwandfrei in Schrift und Wort und solltest englisch fließend sprechen und schreiben können.
Warum wir?
Was wir Dir bieten:
- Du hast Lust auf ein Start-up Umfeld, in dem Du vor allem Strukturen & Prozesse aufbaust? Diese ongoing optimierst & die Führungskräfte in allen Bereichen unterstützt?
Wenn ja, lets talk!
Ich bin Noah Rügamer, Gründer und Geschäftsführer bei Rügamer & Steiner. In den letzten 3 Jahren ist unser Team von 0 auf über 25 kreative Köpfe gewachsen. Unser Ziel war klar: das E-Mail Marketing für die Top 10% der E-Commerce Unternehmen zu revolutionieren. Und wir sind auf einem guten Weg! Zusammen mit unserem Team betreuen wir über 120 der erfolgreichsten Online Shops im deutschsprachigen Raum.
Rügamer & Steiner ist die führende E-Mail Marketing Agentur hinter den erfolgreichsten E-Commerce Unternehmen in DE, AU & CH. Über 100+ Online Shops vertrauen uns bereits und erreichen mit uns die Herzen & Geldbeutel ihrer Kunden.
Da wir jedes Jahr um 100% wachsen und jeden Monat viele neue Kunden ihr Vertrauen in Rügamer & Steiner setzen, suchen wir dich als Unterstützung unserer Geschäftsführung.
Was wir Dir bieten:
- Sicherer Arbeitsplatz: Jede Person, die wir einstellen, soll langfristig mit uns wachsen. Das Ziel jeder Einstellung ist eine unbefristete Übernahme.
- Tolle Arbeitsatmosphäre: Der Umgang untereinander ist sehr kollegial und familiär. Wir ziehen alle am gleichen Strang und motivieren uns gegenseitig, Bestleistungen zu erzielen und persönlich zu wachsen. Es gibt zudem einen monatlichen Team-Lunch auf Kosten der Firma.
- Gute Vergütung & Karrierechancen: Unsere Mitarbeiter:innen erhalten eine faire Vergütung und vermögenswirksame Leistungen. Über die nächsten Jahre werden wir weiter wachsen und expandieren. Daher benötigen wir weitere Experten und/oder Führungskräfte.
- Modernes Büro in zentraler Lage in Düsseldorf Pempelfort.
- Stetige Weiterbildung & Karriere.
- Zusammenhalt in einem dynamischen und kollegialen Team.
- Ein attraktives Gehaltsmodell.
- Monatliches Teamessen, Firmen-Events, Messen, Vorträge und Veranstaltungen.
- Sehr gute Arbeitsmittel, beste Hardware von Apple, höhenverstellbare Tische.
Du erkennst Dich wieder und möchtest mit uns ins Gespräch kommen? Dann bewerbe Dich noch heute und werde schon bald ein Teil des Teams!
Über uns
Wir betreuen die führenden Online Shops im deutschsprachigen Raum und unterstützen sie profitabler zu werden und zu wachsen.
Executive Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: Ruegamer Steiner
Die Rügamer & Steiner Consulting GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern nicht nur ein sicheres und langfristiges Arbeitsverhältnis bietet, sondern auch eine familiäre und kollegiale Arbeitsatmosphäre fördert. Mit unlimitierten Verdienstmöglichkeiten durch Provisionen, klaren Aufstiegschancen und einem modernen Büro in zentraler Lage in Düsseldorf Pempelfort, ist dies der ideale Ort für motivierte Vertriebsmitarbeiter, die ihre Karriere im E-Commerce vorantreiben möchten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant (m/w/d) erhalten könntest
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie Ruegamer Steiner, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei Ruegamer Steiner im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei Ruegamer Steiner echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von Ruegamer Steiner zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an Ruegamer Steiner reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Ruegamer Steiner vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der Ruegamer Steiner tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
