Backoffice Manager:in (m/w/d)

Twinlake Advisory ist eine spezialisierte Beratung für IT-getriebene M&A- und Transformationsprojekte. Wir unterstützen große Unternehmen, mittelständische Firmen und Private-Equity-Investoren bei Carve-outs, Post-Merger-Integrationen und strategischen Neuausrichtungen. In diesen kritischen Phasen wird IT zum entscheidenden Erfolgsfaktor – und genau hier kommen wir ins Spiel: Wir kombinieren tiefgehende Analysen mit pragmatischer Umsetzung.

Bei Twinlake arbeiten wir als Gleichgestellte in einem offenen, teamorientierten Umfeld, das durch starken Zusammenhalt, ehrliches Feedback und eine ausgeprägte Lernkultur geprägt ist – pragmatisch, unterstützend und getrieben von einem gemeinsamen Engagement für den Erfolg.

Ihre Rolle

Als Backoffice Manager:in stellen Sie sicher, dass Twinlake aus organisatorischer, administrativer und kommunikativer Sicht reibungslos funktioniert. Sie sind der zentrale Ansprechpartner für interne Prozesse und unterstützen das Management, Projektteams und Kollegen in ihrer täglichen Arbeit – strukturiert, zuverlässig und fokussiert auf das Wesentliche.

Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem:

• Koordinierung und kontinuierliche Verbesserung unserer Backoffice-, Büroverwaltungs- und Verwaltungsprozesse
• Unterstützung von HR- und personalbezogenen Aktivitäten wie Recruiting-Koordination, Onboarding, Personalverwaltung und interner Kommunikation
• Beitrag zu Marketing- und Arbeitgebermarkeninitiativen, einschließlich Website-Inhalten, LinkedIn-Beiträgen, Präsentationen, Veranstaltungen und Recruiting-Kommunikation
• Organisation von Teamevents, internen Formaten, Meetings, Reisevorbereitungen und administrativen Büroabläufen

Ein zentraler Bestandteil Ihrer Rolle ist die professionelle Koordination von Stakeholdern und Schnittstellen. Sie konsolidieren Informationen, gewährleisten zuverlässige Arbeitsabläufe und bringen Struktur in Themen, die für eine wachsende Beratung entscheidend sind, einschließlich:

• Vorbereitung und Nachbereitung interner Meetings, Managementtermine, Workshops und Entscheidungsfindungssitzungen
• Pflege und Strukturierung von Dokumenten, Vorlagen, Daten, Verträgen, Ablagesystemen und internen Tools
• Koordination externer Dienstleister, Büroinfrastruktur, Bestellungen, Rechnungen und administrative Genehmigungen
• Unterstützung interner Projekte zur Professionalisierung von HR-, Marketing-, Büro- und Betriebsprozessen

Sie arbeiten eng mit dem Management und dem breiteren Team zusammen, übernehmen Verantwortung für Ihre eigenen Aufgaben und tragen dazu bei, dass Twinlake intern ebenso professionell, pragmatisch und zuverlässig ist wie in der Kundenarbeit.

Was Sie erwarten können

• Eine zentrale Rolle innerhalb des organisatorischen Rückgrats eines wachsenden Beratungsunternehmens
• Signifikante kreative Freiheit beim Aufbau professioneller Backoffice-, HR- und Marketingprozesse
• Enge Zusammenarbeit mit dem Management, dem Beratungsteam und externen Partnern
• Ein breites Spektrum an Verantwortlichkeiten in den Bereichen Organisation, Kommunikation, HR, Marketing und interne Prozessgestaltung
• Ein sichtbarer Beitrag zur Schaffung eines Arbeitsplatzes, an dem das Team effektiv arbeiten und gut organisiert bleiben kann
• Flexible Arbeitszeiten mit Homeoffice-Optionen kombiniert mit regelmäßiger Präsenz in unserem Münchener Büro
• Regelmäßige Teamevents, einschließlich monatlicher Treffen mit Teambuilding-Aktivitäten und Workshops

Wer wir suchen

Wir suchen Kolleg:innen an unserem Standort in München, die strukturiert arbeiten, gerne Verantwortung übernehmen und leidenschaftlich daran interessiert sind, Menschen, Prozesse und Kommunikation zu verbinden. Typischerweise bringen Sie mit:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium der Betriebswirtschaftslehre, HR, Kommunikation, Marketing oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige praktische Erfahrung im Backoffice, Büroverwaltung, Teamassistenz, HR/Personal, Recruiting-Unterstützung, People Operations oder Marketing
• Erfahrung mit HR-relevanten Themen wie Recruiting-Koordination, Kandidatenkommunikation, Onboarding oder Personalverwaltung ist von Vorteil
• Erfahrung im Marketing oder in der Arbeitgebermarkenbildung, z.B. LinkedIn, Website-Inhalte, Präsentationen, Veranstaltungen oder einfache Content-Erstellungsformate, ist ein Plus
• Eine hochgradig strukturierte, sorgfältige und unabhängige Arbeitsweise, kombiniert mit einem starken Engagement für Zuverlässigkeit, Qualität und Serviceorientierung
• Ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie ein sicheres, freundliches und professionelles Auftreten
• Starke Kenntnisse in Microsoft Office 365, insbesondere Outlook, Teams, PowerPoint und Excel; Erfahrung mit Tools wie Odoo, LinkedIn, Canva, CMS-Systemen oder Projektmanagement-Tools ist ein Plus, aber nicht erforderlich

Sie erfüllen nicht jedes Kriterium? Kein Problem – wenn Sie Organisationstalent, Serviceorientierung und relevante Fähigkeiten mitbringen, würden wir uns trotzdem freuen, Sie kennenzulernen.

Warum Twinlake?

Bei Twinlake arbeiten Sie nicht an anonymen Großprojekten. Stattdessen sind Sie Teil kleiner Teams, die geschäftskritische Themen für unsere Kunden angehen – nah an Entscheidungsprozessen und mit direktem Einfluss auf den Projekterfolg.

Das bedeutet für Sie:

• Ein breites Verantwortungsgebiet mit direkter Exposition gegenüber dem Management und dem gesamten Team
• Die Möglichkeit, Backoffice-, HR-, Marketing- und Betriebsprozesse aktiv zu gestalten und weiter zu professionalisieren
• Pragmatische Zusammenarbeit, die sich auf klare Arbeitsabläufe, starke Kommunikation und umsetzbare Ergebnisse konzentriert
• Hohe Eigenverantwortung und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Twinlakes Weiterentwicklung aktiv zu gestalten
• Enge Zusammenarbeit in einem erfahrenen und motivierten Team

Wenn Sie nach einer Backoffice-Rolle suchen, die Organisation, HR und Marketing kombiniert – und in der Ihre Arbeit einen sichtbaren Einfluss auf den Erfolg von Twinlake haben wird – freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.