Ausbildung Verwaltungsfachangestellter

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Ob Personalausweis oder Reisepass, sicher warst Du mit Deinen Eltern schon einmal auf einem Amt. Schließlich geht in Deutschland nichts, ohne Bürokratie, oder?
Hast Du Dich schon einmal gefragt, wer diese ganzen bürokratischen Verwaltungsprozesse und Aufgaben erledigt? Dann bist Du bei den Verwaltungsfachangestellten genau richtig. Sie sind die Personen, die sich darum kümmern, dass Personalausweise, Führerscheine und Reisepässe ausgestellt werden. Außerdem sorgen Verwaltungsfachangestellte zum Beispiel auch dafür, dass das jährliche Budget der Bundesregierung in Projekte fließt, wie die Säuberung von Parks und anderen öffentlichen Plätzen.
Du hast Freude daran, Dinge zu planen und gesetzesgetreu umzusetzen? Gleichzeitig möchtest Du einen Beruf ausüben, der mit verschiedenen Aufgabenbereichen Abwechslung bietet? Dann ist eine Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten oder zum Verwaltungsfachangestellten vielleicht genau Dein Ding!
Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter – Aufgaben

Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter – Aufgaben

Bevor Du eine Entscheidung triffst, fragst Du Dich vielleicht: Was machen Verwaltungsfachangestellte eigentlich im Detail?

Die Ausbildung im öffentlichen Dienst beinhaltet, wie der Name schon sagt, Aufgaben, die sich mit der Verwaltung beschäftigen. Je nach Bereich, in dem sie arbeiten, können sich die Aufgaben dementsprechend verändern und unterscheiden. Im Allgemeinen kannst Du den Großteil der Arbeit der Verwaltungsfachangestellten bzw. des Verwaltungsfachangestellten jedoch in folgende Aufgaben gliedern:


  • Recherche zu Sachverhalten, Verwaltungsentscheidungen und Beteiligten
  • Rechtsvorschriften festhalten und durchführen, um Haushalts- und Wirtschaftspläne zu erstellen
  • administrative Aufgaben:
    • Dazu zählen Personalgewinnung,
    • Rechnungswesen und
    • Materialbeschaffung und -verwaltung.

Als Verwaltungsfachangestellte oder Verwaltungsfachangestellter wirst Du zudem viel mit Menschen zu tun haben. Zu Deinen Aufgaben gehören nämlich je nach Bereich auch die Folgenden:

  • Sozialhilfegewährungen
  • Einwohneran-, -ab- und ummeldungen
  • Führerscheinbeantragungen
  • Gewerbeanmeldungen
  • Bauanträge bearbeiten

Da Verwaltungsfachangestellte in der Regel im Büro arbeiten, sind auch Deine zukünftigen Arbeitszeiten recht flexibel. Neben Gleitzeit bieten viele Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber auch verschiedene Vertragsmodelle an, sodass Du in Vollzeit oder Teilzeit arbeiten kannst.

Verwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte – Ausbildung

Die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten oder zum Verwaltungsfachangestellten ist eine duale, die in der Regel drei Jahre dauert.
Wenn Du besonders gute Noten in der Berufsschule vorzeigen kannst, besteht auch die Möglichkeit, mit Deiner Arbeitgeberin oder Deinem Arbeitgeber eine Verkürzung bei der Betriebs- und Handelskammer (IHK) zu beantragen. So kannst Du Deine Ausbildung auch bereits nach zwei oder zweieinhalb Jahren abschließen.
Als Prüfungsleistungen werden in der Regel ein Berichtsheft, eine Zwischenprüfung und eine Abschlussprüfung verlangt.
Je nach Betrieb wirst Du entweder im Blockunterricht mehrere Wochen am Stück abwechselnd in der Berufsschule und in Deinem Ausbildungsbetrieb sein, oder in einer Woche jeweils wechseln.

Ausbildungsjahr 1

In Deinem ersten Ausbildungsjahr bekommst Du hauptsächlich rechtliche Grundlagen an die Hand, die Dir nicht nur für die Arbeit im Verwaltungswesen helfen können, sondern auch Kompetenzen für spätere Berufe mitgeben. Alle Inhalte, die Du in der Berufsschule lernst, wirst Du auch in Deinem Betrieb lernen praktisch umzusetzen. Für Deine Ausbildung und später Arbeit bekommst Du etwa Wissen zu Deinem Ausbildungsverhältnis mit, sowie die rechtlichen Bestimmungen des Arbeitsschutzes. Besonders interessant kann auch die betriebliche und gewerkschaftliche Interessenvertretung für Dich als Auszubildende oder Auszubildenden sein.
Zu den weiteren Lerninhalten der Verwaltungsfachangestellten im ersten Lehrjahr gehören:

  • Verwaltung im staatlichen Gesamtgefüge:
    • Staatsbegriffe
    • Verfassungsprinzipien
    • Gliederungen, Ziele, Aufgaben und Aufbau der Verwaltung
    • Landesverfassung
    • kommunale Selbstverwaltung
  • Betriebswirtschaftliche Grundlagen zur Beschaffung von Gütern:
    • Markt – Angebot – Nachfrage
    • berufsbezogene Rechenverfahren
    • Bedarfsermittlung und Angebotsvergleich
    • technische Kompetenzen, wie Datenverarbeitungssoftwares, Tabellenkalkulation, Kommunikationstechnologien
    • Methoden der Informationsbeschaffung und -verarbeitung
  • Verträge und ihre rechtlichen Grundlagen
    • Vertragsarten und deren Abschlüsse
    • Zahlungsarten
    • Verjährung und Erfüllungspflicht
  • Personalvorgänge:
    • Mitarbeiterführung, sowie Fort- und Weiterbildungen
    • Arbeitsschutz
    • Beschäftigungsverhältnisse im öffentlichen Dienst
    • Datenbanken und -schutz

Ausbildungsjahr 2

In Deinem zweiten Ausbildungsjahr als Verwaltungsfachangestellte oder Verwaltungsfachangestellter geht es hauptsächlich darum, Dein Wissen aus dem ersten Lehrjahr zu vertiefen. In der Personalabteilung lernst Du so etwa alles über Tarifverträge und die richtige Besteuerung des Jahreseinkommens. Auch Dein Wissen zur Betriebswirtschaftslehre wird sich vertiefen. Einige der Themen, die Du im zweiten Jahr in diesem Feld Deiner Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten bzw. zum Verwaltungsfachangestellten kennenlernen wirst, sind die Folgenden:

  • Inventur, Inventar und Bilanz
  • doppelte Buchführung
  • Umsatzsteuer
  • Abschreibungen
  • Unterscheidung zwischen privatwirtschaftlicher und öffentlicher Betriebe
  • Produktbildung im öffentlichen Dienst


In Deinem zweiten Ausbildungsjahr lernst Du außerdem mehr zu bürgerfreundlichen Verwaltungsverfahren. Dazu tauchst Du tiefer in die Gesetzestexte ein, die den Beruf als Verwaltungsangestellte oder Verwaltungsfachangestellter sowohl bereichern als auch limitieren. Ein weiterer relevanter Lerninhalt in diesem Themenfeld ist die nonverbale sowie verbale Kommunikation und Verhalten in Konfliktsituationen.
Ein Inhalt, der sich vom zweiten in das dritte Lehrjahr bei der Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten bzw. zum Verwaltungsangestellten zieht, ist Rechtseingriffe. Das heißt, Du lernst, bei welchen Vorgängen, welche Verwaltungsvorgänge nötig sind. Im zweiten Lehrjahr lernst Du so, was in den folgenden Situationen zu tun ist:

  • sofortige Vollziehung
  • Verwaltungszwang
  • Ordnungswidrigkeitsverfahren
  • Rechtmäßigkeit des Verwaltungsaktes


Am Ende Deines zweiten Lehrjahrs schließt Du eine Zwischenprüfung ab, in der Dein bisheriges Wissen in Form einer schriftlichen Abfrage getestet wird.

Ausbildungsjahr 3

Das Themengebiet der Rechtseingriffe wird in Deinem dritten Ausbildungsjahr als Verwaltungsfachangestellte oder Verwaltungsfachangestellter um folgende Punkte erweitert:

  • Widerruf und Rücknahme von Verwaltungsakten
  • Widerspruchsverfahren und Klagearten
  • vorläufiger Rechtsschutz und öffentlich-rechtlicher Vertrag


Nach dem allgemeinen Stoff aus den ersten zwei Lehrjahren wirst Du Dich im dritten Jahr als angehende Verwaltungsangestellte bzw. Verwaltungsangestellter auf eine Spezialisierung festlegen können. Zur Auswahl stehen Dir die folgenden:

  • Bundesverwaltung: Verwaltung im Bundesstaat Deutschland
  • Landesverwaltung: Verwaltungsarbeiten in einem Bundesland
  • Kommunalverwaltung: Verwaltung im Rahmen von Städten, Gemeinden und Kreisen
  • Kirchenverwaltung
  • Handwerksorganisation und Industrie– und Handelskammer: Fokus auf die Schnittstelle zwischen Privatwirtschaft und Land


Weitere Lerninhalte, die Dir in Deinem letzten Ausbildungsjahr als Verwaltungsfachangestellte bzw. Verwaltungsfachangestellter begegnen werden, sind:

  • Sozialstaatsprinzip
  • Grundlagen der Rechte für Sozialhilfe sowie Kinder- und Jugendhilfe
  • weitere Vergleiche zwischen privatwirtschaftlichen und öffentlichen Unternehmen
  • Finanzbuchhaltungsprogramm
  • Kosten- und Leistungsrechnung
  • Deckungsbeitragrechnung
  • Controlling
  • statistische Kennzahlen und öffentliches Berichtwesen
  • Zusammenhänge der nationalen Wirtschaftspolitik, Globalisierung und internationaler Zusammenarbeit

Verwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte – Gehalt

Verwaltungsfachangestellte gehören zu den besser verdienenden Berufsgruppen und steigen so auch schon relativ hoch mit ihrem Ausbildungsgehalt ein, wie Du anhand der folgenden Tabelle sehen kannst:

Ausbildungsjahr durchschnittliches Gehalt im Monat
1. Ausbildungsjahr 1.021 Euro brutto
2. Ausbildungsjahr 1.071 Euro brutto
3. Ausbildungsjahr 1.118 Euro brutto

Je nach Bundesland und Branche unterscheiden sich auch die Tarifverträge, mit denen Dein Gehalt normalerweise geregelt wird. Dein Einstiegsgehalt im öffentlichen Dienst kann dann zwischen 2.200 und 2.800 Euro brutto im Monat liegen.


Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter – Mögliche Ausbildungsbetriebe

Die Möglichkeiten, wo Deine Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten bzw. zum Verwaltungsfachangestellten absolviert werden können, sind nahezu grenzenlos. Einige der häufigsten Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sind jedoch:


  • Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen
  • Industrie- und Handelskammern
  • Handelsorganisationen
  • Kirchenverwaltungen
  • Universitäten

Wenn Du möglichst viele verschiedene Bereiche der Verwaltung kennenlernen möchtest, lohnt es sich oftmals nach einem größeren Betrieb zu schauen. Wenn Du mehr Interesse an dem internationalen Austausch und Kontakt hast, solltest Du versuchen Dich auf Bundesebene zu bewerben. Suchst Du in Deiner Heimat Arbeit und möchtest bei Freundinnen, Freunden und Familie bleiben, kann es aber auch von Vorteil sein in Deiner lokalen Verwaltungsstelle nach einem Job Ausschau zu halten.


Einstellungstest – Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter

Wenn Du Deine Bewerbung abgeschickt hast, wird bei jedem Betrieb ein Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte verlangt. Der Test ist meistens ein wenig auf Dein Bundesland zugeschnitten, so gibt es Regelungen, die sich in den Bundesländern unterscheiden können.


Eines der Themen, die abgefragt wird, ist Politik: Es lohnt sich deshalb auch meist zu schauen, wer aktuell Bürgermeisterin oder Bürgermeister des Ortes ist, oder welche Politikerin bzw. welcher Politiker des Bundeslands im Bundestag sitzt. Des Weiteren werden Aufgaben der Verwaltungsfachangestellten bzw. des Verwaltungsfachangestellten zu folgenden Themen gestellt:

  • staatsbürgerliche Kenntnisse, wie Aufbau des Staats, Politik, Wahlsystem
  • Sachverhalt formal und sprachlich richtig darstellen
  • logisches Denken
  • Grammatik und Rechtschreibung
  • Textverständnis
  • Textgestaltung

Um Dich gut vorzubereiten, ist es in der Regel sinnvoll, Dir auch alte Tests anzusehen, da die Art der Einstellungstests selten variiert. Lass Dich außerdem nicht von der vorgegebenen Zeit unter Druck setzen. Die Einstellungstests dienen auch dazu, dass Deine zukünftige Arbeitgeberin bzw. Dein zukünftiger Arbeitgeber sieht, wie Du mit einer Stresssituation umgehen kannst. Im Generellen wird geschaut, ob Du einen kühlen Kopf bewahren kannst, da das eine wichtige Eigenschaft als Verwaltungsfachangestellte bzw. Verwaltungsfachangestellter ist.

Weiterbildung – Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter

Hast Du Dich entschieden eine Ausbildung zur bzw. zum Verwaltungsfachangestellten zu machen, fragst Du Dich vielleicht, wie Deine Zukunftsoptionen in diesem Beruf aussehen. Im generellen kannst Du Dich entweder kaufmännisch weiterbilden, oder Du schließt ein Studium an Deine Ausbildung. Oft kannst Du auch ein duales Studium machen, sodass Du während diesem weiterarbeiten kannst.


Kaufmännische Weiterbildungen für Verwaltungsfachangestellte:
  • Verwaltungsbetriebswirt:in
  • Fachwirt:in
    • Büro- und Projektorganisation
    • Verwaltung
  • Sekretär:in

Am häufigsten wird die Weiterbildung zur Verwaltungsfachwirtin oder zum Verwaltungsfachwirt gemacht.
Mit einem Abitur kannst Du nach der Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten bzw. zur Verwaltungsfachangestellten unter anderem die folgenden Studiengänge studieren:
  • öffentliches Recht
  • Rechtswissenschaft
  • Staats- und Verwaltungswissenschaft
  • Verwaltungsmanagement (Public Management)
Verwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte – Voraussetzungen

Verwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte – Voraussetzungen

Welche Fächer für Verwaltungsfachangestellte in der Schule relevant sind, hast Du bereits gelernt. Ein Schulabschluss wird nicht verlangt, doch Du wirst feststellen können, dass die meisten Deiner Kolleginnen und Kollegen eine Hochschulreife bzw. das Abitur abgelegt haben werden.
Aber Deine Entscheidung muss nicht nur von Deinen Noten abhängen. Wichtig ist auch, dass der Beruf zu Deinen persönlichen Stärken passt. Als angehende Verwaltungsfachangestellte wird meistens das Folgende von Dir erwartet:

  • Zielstrebigkeit
  • Verantwortungsbewusstsein
  • Kommunikationsfähigkeit und damit sprachliche Gewandtheit
  • Sorgfalt
  • Organisations- und Planungsvermögen
  • Leistungsbereitschaft

Es ist außerdem von Vorteil, wenn Du gerne viel Zeit am Computer verbringst, da dort Dein Hauptarbeitsplatz ist. Selbst, wenn Du mit Bürgerinnen und Bürgern zu tun hast, um Dokumente auszustellen, bist Du währenddessen am PC.
All diese Punkte sind ein Klacks für Dich? Dann versuch es als Verwaltungsfachangestellte oder Verwaltungsfachangestellter.

Verwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte – Steckbrief

  • Verwaltungsfachangestellter bzw. Verwaltungsfachangestellte – Aufgaben:
    • Rechtsvorschriften festhalten & durchführen
    • Personalgewinnung
    • Einwohneran-, -ab- und -ummeldunden
  • Verwaltungsfachangestellter bzw. Verwaltungsfachangestellte – Ausbildung:
    • duale Ausbildung von drei Jahren, eine Umschulung ist ebenfalls möglich.
    • Inhalte: rechtliche Grundlagen zum Staat, Wirtschaft, Personalverträge, Buchführung, Umsatzsteuer, Verwaltungszwang, Ordnungswidrigkeitsverfahren, verschiedene Verwaltungssysteme (Staat, Bund, Land)
    • Teil der Bewerbung: Einstellungstest
  • Verwaltungsfachangestellter bzw. Verwaltungsfachangestellte – Gehalt beim Berufseinstieg: 2.200 bis 2.800 Euro brutto im Monat
  • Weiterbildung – Verwaltungsfachangestellte bzw. Verwaltungsfachangestellter:
    • Verwaltungsbetriebswirt:in
    • Sekretär:in
    • verschiedene Studiengänge wie Öffentliches Recht und Staats- und Verwaltungsmanagement
  • Verwaltungsfachangestellter bzw. Verwaltungsfachangestellte – Voraussetzungen:
    • Verantwortungsbewusstsein
    • Sorgfalt
    • Kommunikationsfähigkeit und damit sprachliche Gewandtheit

FAQs

Verwaltungsfachangestellte arbeiten vorwiegend in öffentlichen Verwaltungen. Sie bereiten Entscheidungen vor, führen sie durch und nehmen Verwaltungsaufgaben wahr. Zu ihren Aufgaben gehören unter anderem die Beratung von Bürgern und Unternehmen, die Bearbeitung von Anträgen, die Aktenführung, die Personalsachbearbeitung und die Haushaltsplanung.

Ein üblicher Arbeitsalltag eines Verwaltungsfachangestellten kann variieren, umfasst aber allgemein Aufgaben wie das Bearbeiten von Anträgen, das Führen von Akten, die Beratung von Bürgern und die Organisation von Abläufen. Auch der Umgang mit Gesetzen und Vorschriften gehört zum Alltagsbild dieses Berufs.

Als Verwaltungsfachangestellter benötigt man gute Deutschkenntnisse, Kenntnisse in Büro- und Verwaltungsarbeiten, EDV-Kenntnisse, Organisationsfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit und rechtliche Grundkenntnisse.

In der Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten lernt man verschiedene Verwaltungsaufgaben wie Büroorganisation, Personalverwaltung, Haushaltsführung und -planung sowie das Erstellen von Bescheiden und Verträgen. Weiterhin wird Wissen in Rechtsfragen, insbesondere im öffentlichen Recht, vermittelt.
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