Vorstandsassistenz (m/w/d)

Die consultY GmbH ist Ihr Partner für qualitativ hochwertige Personalberatung in den Bereichen IT/Neue Medien, Sales & Customer Service. Unser Kunde ist seit fast 30 Jahren mit mittlerweile knapp 400 Mitarbeitern eines der marktführenden Unternehmen in Deutschland im Bereich Softwarelösungen. Am Standort zwischen Essen und Düsseldorf suchen wir im Zuge der Nachbesetzung zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Vorstandsassistenz (m/w/d).

Als erfahrene Vorstandsassistenz (m/w/d) besitzen Sie ein überdurchschnittliches Organisationstalent und haben Freude daran, den Vorstand der AG tatkräftig zu unterstützen und sowohl operative als auch strategische Themen zu koordinieren. Sie zeigen eine hohe Belastbarkeit, überzeugen durch Flexibilität und behalten stets den Überblick.

• Sie sind erster Ansprechpartner für alle Anliegen, die an den Vorstand herangetragen werden und unterstützen den Vorstandsvorsitzenden bei täglichen organisatorischen und administrativen Tätigkeiten.
• Sie bereiten eigenständig und inhaltlich Aufsichtsrats-, Vorstandssitzungen sowie Meetings und Tagungen vor bzw. nach, inklusive der Erstellung themenspezifischer Präsentationen und der Protokollführung (in deutscher und englischer Sprache).
• Sie koordinieren und überwachen den Kalender und die Termine des Vorstands und stellen dabei sicher, dass benötigte Informationen vollständig vorliegen, beschaffen diese und nehmen eigenständig deren strukturierte Aufbereitung vor.
• Sie behalten ToDos und Timelines im Blick und stellen sicher, dass diese eingehalten und erledigt werden.
• Sie übernehmen die Planung, Organisation und Abrechnungen von Dienstreisen des Vorstands inkl. der Vorbereitung von Reiseunterlagen.
• Sie organisieren die jährliche Hauptversammlung und bereiten vorstandsnahe Veranstaltungen vor.
• Sie unterstützen die interne und externe Korrespondenz des Vorstands.
• Sie wirken bei verschiedenen konzeptionellen bzw. strategischen Projekten mit.

Qualifikationen:

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes Studium (BWL oder vergleichbar) oder über eine vergleichbare Ausbildung oder entsprechende Berufserfahrung.
• Sie bringen mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder des Vorstandes mit.
• Sie verfügen über ein ausgezeichnetes Ausdrucksvermögen und treten souverän auf.
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift setzen wir voraus.
• Sie zeichnen sich durch ein hohes Maß an Loyalität und Diskretion aus.
• Sie sind kommunikationsstark und verfügen über ein überdurchschnittliches Organisationstalent.
• Sie bleiben auch in arbeitsintensiven Situationen stets flexibel und freundlich.
• Sie überzeugen durch Stressresistenz, Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit.
• Vertrauensvolle Teamarbeit ist für Sie selbstverständlich.
• Sie überzeugen durch eine schnelle Auffassungsgabe und arbeiten lösungsorientiert.
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in den gängigen Office-Programmen und dem Umgang mit Apple-Produkten.
• Idealerweise haben Sie bereits erste Erfahrungen mit den Programmen JIRA und Confluence.

Unser Kunde bietet Ihnen ein eigenverantwortliches und abwechslungsreiches Arbeitsfeld in einer familiären Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und der Möglichkeit, sich stetig weiterzuentwickeln. Ein modernes Arbeitsumfeld mit sehr guter Ausstattung ist genauso selbstverständlich wie ein sehr attraktives Leistungspaket. Haben Sie Interesse? Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins und der Gehaltsvorstellungen.