Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Dokumente und arbeite mit digitalen Plattformen für spannende Bauprojekte.
- Unternehmen: Marktführer im Bereich Baulösungen mit innovativer Unternehmenskultur.
- Vorteile: Herausfordernde Entwicklungsmöglichkeiten in einem unterstützenden Team.
- Weitere Informationen: Vielfältige Aufgaben in einem dynamischen Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft durch innovative Bauprojekte und Technologien.
- Qualifikationen: Mindestens 3 Jahre Verwaltungserfahrung und gute Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Document Controller, Zurich, Switzerland
Mercury is the European leader in construction solutions.
We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations.
Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities, and businesses, giving them the power to achieve incredible things.
Our people have the courage to be innovative.
Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.
We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.
At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves.
We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.
Key Responsibilities Of The Role
- Gathering information for implementing the new project.
- Documenting the project details.
- Working on Digital platforms such BIM 360, ACC, Forma, Procore, CX Alloy and Asite etc.
- Management of document control software system ensuring that all parties receive adequate training and then use the system.
- In some cases, the client could operate on a different platform than Mercury, the document controller will be fully responsible for transferring the information between the platforms.
- Ensuring the timely distribution of documents & drawings to project personnel.
- Working in accordance with company procedures & guidelines.
- Distribution of drawing transmittals, Reviews, RFI’s and submittals to client, designers and subcontractors.
- Submission of documents and creating transmittals
- Receiving and full quality check of all drawings and documents transmitted by the lead consultants.
- Managing the project naming convention and ensuring all the documents on the system named as per the agreed naming convention.
- Implementing and checking the naming convention on the project as per the company and project requirements.
- Tracking the pending documents through weekly progress reports.
- Notifying the involved for taking appropriate action on the pending documents.
- Export files in the required format.
- Managing and tracking the time management system, reporting regularly.
- Return of quarantined documents to the issuer for full correction and re-issue.
- Maintenance of controlled document registers and associated documentation.
- Update the master document register (MIDP) on daily basis.
- BIM360 (or any other platform used on the project) Administration: adding members licenses, adding new companies.
- Implement, upload and manage the O&M file on the project and transfer all the information to the client platform as per the project requirements.
- Full control of the Mercury platform and the client platform.
- Assistance with day to day activities, including administration duties, helping develop SOP’s, training, Document creation etc.
- Producing different reports for PM, Client, BI.
- Data entry on SAP, Running SAP reports and queries.
- Maintain up to date Org Charts.
- Taking meeting minutes where required for PM.
- Liaising with Scheduler, Safety Manager, Client, project team .. etc.
- Developing and maintaining filing systems.
- General Administration including typing, printing.
- Cover for the Time Administration of the Project when required.
- All other duties associated with this role.
Essential Criteria For The Role
- Strong Administration experience
- Min 3 years relevant experience
- Fluent in English language
- PC literate with competency in Microsoft Word, Excel, Outlook
- Ability to liaise and manage all site paperwork
- Excellent telephone manner
- Attention to detail
- Ability to multitask and work under pressure
- Strong interpersonal and Organisational skills
- Pride in the quality and presentation of work
- Excellent communication skills
Desirable Criteria
- Experience in the construction or engineering industry advantage but not essential
- Experience using document management system BIM360 / ACC
- SAP experience advantage but not essential as full training will be given
- Country language advantageous.
- Mercury is an equal opportunities employer
- Dokumentenverantwortlicher
Mercury ist der europäische Marktführer für Baulösungen.
Wir realisieren und managen komplexe Ingenieur- und Bauprojekte für die weltweit führenden Unternehmen.
Unsere Lösungen helfen dabei, Technologien und lebensverändernde Fortschritte bereitzustellen, die Menschen, Gemeinschaften und Unternehmen miteinander verbinden und ihnen die Möglichkeit geben, Unglaubliches zu erreichen.
Unsere Mitarbeiter haben den Mut, innovativ zu sein.
Ihre Entschlossenheit und ihr ausgeprägter Fokus ermöglichen es uns, immer wieder mit Sicherheit Ergebnisse zu liefern.
Wir setzen die Visionen unserer Kunden durch zukunftsweisende Baulösungen in verschiedenen Sektoren um, darunter Enterprise-Rechenzentren, Spitzentechnologie & Biowissenschaften, Hyperscale-Rechenzentren und Brandschutz.
Bei Mercury ist es unsere Pflicht, unsere Mitarbeiter zu ermutigen und zu unterstützen, damit sie ihre Vision von sich selbst verwirklichen können.
Wir stellen sie in den Mittelpunkt unseres Handelns und bieten ihnen herausfordernde Möglichkeiten zur Weiterentwicklung in einem großartigen Team in einem unterstützenden Umfeld, das es ihnen ermöglicht, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.
- Hauptverantwortlichkeiten Der Rolle
- Informationsbeschaffung zur Umsetzung des neuen Projekts.
- Dokumentation der Projektdetails.
- Arbeit mit digitalen Plattformen wie BIM 360, ACC, Forma, Procore, CX Alloy und Asite etc.
- Management des Dokumentenkontrollsystems, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten eine angemessene Schulung erhalten und das System anschließend nutzen.
- In einigen Fällen kann der Kunde auf einer anderen Plattform als Mercury arbeiten; der Dokumentenverantwortliche ist dann vollumfänglich für die Übertragung der Informationen zwischen den Plattformen verantwortlich.
- Sicherstellung der rechtzeitigen Verteilung von Dokumenten und Zeichnungen an die Projektmitarbeiter.
- Arbeiten gemäß den Unternehmensrichtlinien und -verfahren.
- Verteilung von Zeichnungsübermittlungen, Überprüfungen, Anfragen und Einreichungen an Auftraggeber, Designer und Subunternehmer.
- Einreichung von Dokumenten und Erstellung von Übermittlungsschreiben
- Entgegennahme und vollständige Qualitätsprüfung aller von den leitenden Beratern übermittelten Zeichnungen und Dokumente.
- Verwaltung der Projektbenennungskonvention und Sicherstellung, dass alle Dokumente im System gemäß der vereinbarten Namenskonvention benannt sind.
- Implementierung und Überprüfung der Namenskonventionen im Projekt gemäß den Unternehmens- und Projektanforderungen.
- Verfolgung der anhängigen Dokumente durch wöchentliche Fortschrittsberichte.
- Die Beteiligten werden benachrichtigt, damit sie die erforderlichen Maßnahmen bezüglich der ausstehenden Dokumente ergreifen können.
- Exportieren Sie die Dateien im erforderlichen Format.
- Verwaltung und Überwachung des Zeiterfassungssystems, regelmäßige Berichterstattung.
- Rücksendung der unter Quarantäne gestellten Dokumente an den Aussteller zur vollständigen Korrektur und Neuausstellung.
- Pflege der kontrollierten Dokumentenregister und der zugehörigen Dokumentation.
- Aktualisieren Sie das Stammdokumentenregister (MIDP) täglich.
- BIM360 (oder eine andere im Projekt verwendete Plattform) Administration: Hinzufügen von Mitgliederlizenzen, Hinzufügen neuer Unternehmen.
- Implementieren, laden und verwalten Sie die O&M-Datei im Projekt und übertragen Sie alle Informationen gemäß den Projektanforderungen auf die Kundenplattform.
- Volle Kontrolle über die Mercury-Plattform und die Client-Plattform.
- Unterstützung bei den täglichen Arbeitsabläufen, einschließlich Verwaltungsaufgaben, Mithilfe bei der Entwicklung von Standardarbeitsanweisungen, Schulungen, Dokumentenerstellung usw.
- Erstellung verschiedener Berichte für Projektmanagement, Kunden und Business Intelligence.
- Dateneingabe in SAP, Ausführung von SAP-Berichten und -Abfragen.
- Halten Sie Ihre Organigramme stets aktuell.
- Protokollführung bei Bedarf für den Projektmanager.
- Abstimmung mit Planer, Sicherheitsbeauftragtem, Kunde, Projektteam usw.
- Entwicklung und Pflege von Ablagesystemen.
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten einschließlich Schreibarbeiten und Drucken.
- Vertretung für die Zeitverwaltung des Projekts bei Bedarf.
- Alle weiteren mit dieser Position verbundenen Aufgaben.
- Wesentliche Kriterien Für Die Rolle
- Umfangreiche Verwaltungserfahrung
- Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung
- Fließend in Englisch
- Sicherer Umgang mit dem PC und Kompetenz in Microsoft Word, Excel und Outlook
- Fähigkeit zur Kommunikation und Verwaltung aller Baustellenunterlagen
- Ausgezeichnete Umgangsformen am Telefon
- Liebe zum Detail
- Fähigkeit zum Multitasking und Arbeiten unter Druck
- Ausgeprägte zwischenmenschliche und organisatorische Fähigkeiten
- Stolz auf die Qualität und Präsentation der Arbeit
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
- Wünschenswerte Kriterien
- Erfahrung in der Bau- oder Ingenieurbranche ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich
- Erfahrung im Umgang mit dem Dokumentenmanagementsystem BIM360 / ACC
- SAP-Kenntnisse sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich, da eine umfassende Schulung angeboten wird
- Landeskenntnisse von Vorteil.
Mercury ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet.
Document Controller in Zürich Arbeitgeber: Mercury
Mercury ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Düsseldorf ein unterstützendes und innovatives Arbeitsumfeld bietet. Mit einem starken Fokus auf persönliche Entwicklung und Teamarbeit ermöglicht das Unternehmen seinen Mitarbeitern, ihre Fähigkeiten in herausfordernden Bauprojekten zu entfalten und gleichzeitig eine positive Unternehmenskultur zu fördern. Die Möglichkeit, an bedeutenden Projekten in verschiedenen Sektoren zu arbeiten, gepaart mit einem klaren Engagement für Qualität und Sicherheit, macht Mercury zu einem attraktiven Arbeitsplatz für alle, die eine sinnvolle Karriere im Bauwesen anstreben.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Document Controller in Zürich erhalten könntest
✨Präsenz auf Bau-Events
Besuche lokale Bau-Messen oder Jobmessen, um direkte Kontakte zu potenziellen Arbeitgebern zu knüpfen. In der Baubranche sind persönliche Gespräche oft der Schlüssel zum Erfolg, also bring deine Visitenkarten mit und sei bereit, über deine Erfahrungen zu plaudern.
✨Nutze Bau-Communities
Tritt Online-Communities wie Fachforen oder Gruppen auf Plattformen wie XING oder LinkedIn bei, die sich mit dem Bauwesen beschäftigen. Hier kannst du nicht nur Wissen austauschen, sondern auch auf Job-Angebote stoßen, die vielleicht nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
✨Direkte Bewerbungen und Kontakte
Schau dir Unternehmen in deiner Region an und lass nicht nur deinen Lebenslauf bei ihnen auf der Website, sondern sprich auch direkt mit den HR-Abteilungen. Oft sind sie offen für Bewerbungen, die nicht offiziell ausgeschrieben sind, wenn du sie persönlich überzeugen kannst.
✨Unsere Website für deinen Traumjob
Vergiss nicht, regelmäßig unsere Website zu besuchen! Wir haben ständig neue Vollzeitstellen im Bauwesen zu bieten, und wir freuen uns darauf, dich beim Bewerbungsprozess zu unterstützen. Bewerben über uns gibt dir die Chance, schnell ins Gespräch zu kommen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Document Controller in Zürich mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine technischen Fähigkeiten:Im Bauwesen sind technische Fähigkeiten von größter Bedeutung. Sorge dafür, dass dein Lebenslauf alle relevanten Programme und Tools listet, mit denen du vertraut bist, sei es CAD-Software oder Projektmanagement-Tools. Je mehr du deine Kenntnisse und Erfahrungen in diesen Bereichen hervorhebst, desto besser ist deine Chance, die Aufmerksamkeit von Mercury auf dich zu ziehen.
Erfahrung im Team betonen:Das Bauwesen ist ein Teamgeschäft. Hebe in deinem Anschreiben hervor, wie du in vergangenen Projekten im Team gearbeitet hast. Zeige, dass du kommunikativ bist und gut mit verschiedenen Gewerken umgehen kannst – das kommt bei Mercury sicher gut an!
Schau auf relevante Zertifikate:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen hast, die für die Stelle relevant sind, wie beispielsweise Sicherheitsqualifikationen oder Bauleiter-Zertifikate, stelle sicher, dass diese in deinem Lebenslauf deutlich sichtbar sind. Dies zeigt dein Engagement für den Beruf und hebt dich von anderen Bewerbern ab.
Präsentiere deine Projekte:Da du dich für eine Vollzeitstelle bewirbst, hast du wahrscheinlich schon einige Projekte abgeschlossen. Erstelle eine kurze Übersicht über die interessantesten Bauprojekte, an denen du beteiligt warst, und beschreibe deine Rolle dabei. Eine solche Präsentation kann deinem Lebenslauf den zusätzlichen Schliff geben, um bei Mercury zu glänzen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Mercury vorbereitet
✨Bau deine Projekterfahrung ein
Stell sicher, dass du konkrete Projekte, an denen du gearbeitet hast, parat hast. Ob es nun um alte Bauaufträge oder Praktika geht – wir sollten bereit sein, darüber zu sprechen, welche Herausforderungen du hattest und wie du sie gelöst hast. Das zeigt nicht nur deine Erfahrungen, sondern auch deinen praktischen Ansatz und Problemlösungsfähigkeiten.
✨Bereite dich auf technische Fragen vor
Im Bauwesen ist das Fachwissen entscheidend. Mach dich mit den gängigen Normen und Vorschriften vertraut und übe technische Fragen, die sich auf Statik, Materialien oder Bauabläufe beziehen könnten. Wir sollten auch bereit sein, darüber zu diskutieren, wie wir verschiedene Bauwerkzeuge effektiv nutzen können.
✨Zeige dein Teamwork und Kommunikationsfähigkeiten
Im Bauwesen arbeiten wir oft im Team. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit mit anderen zusammengearbeitet hast, um komplexe Projekte erfolgreich abzuschließen. Weist darauf hin, wie wichtig eine klare Kommunikation bei der Umsetzung von Bauvorhaben ist.
✨Präsentation deines Portfolios
Falls du einige deiner Arbeiten in einem Portfolio hast, bring das mit zum Interview. Das gibt uns die Möglichkeit, unsere bisherige Arbeit visuell zu zeigen und gleichsam unsere Fähigkeiten und Ansätze zu diskutieren. In einer Vollzeitstelle wird es wichtig sein, potenziellen Arbeitgebern unsere besten Projekte unter die Nase zu halten.
