Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte die Personal- und Büroabläufe für unser DACH-Team in Berlin.
- Unternehmen: Upway, führende Plattform für refurbished E-Bikes in Europa und den USA.
- Vorteile: Vollständige Verantwortung, enge Zusammenarbeit mit Führungskräften und ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Ideale Rolle für detailorientierte, serviceorientierte Menschen in einem schnelllebigen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte Prozesse in einem mission-driven Unternehmen und mache Elektromobilität für alle zugänglich.
- Qualifikationen: 3+ Jahre Erfahrung in HR oder Büroverwaltung, fließend in Deutsch und Englisch.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 41850 - 51150 € pro Jahr.
Upway ist die führende Plattform für den Verkauf von generalüberholten E-Bikes in Europa und den USA. Unsere Mission ist es, elektrische Mobilität für alle zugänglich zu machen. Als People OPS & Office Manager sind Sie für die Personalverwaltung und das Büro-Backbone unserer DACH-Organisation verantwortlich.
Sie spielen eine entscheidende Rolle in der Personalverwaltung (Lohnabrechnung, Verträge, Mitarbeiterlebenszyklus), HR-Administration und Compliance sowie im Büromanagement für unsere Standorte in Berlin (Upcenter und Manager). Dabei arbeiten Sie eng mit dem GM DACH und unseren externen Partnern (Buchhalter, Lohnabrechnungsanbieter, Dienstleister) zusammen.
Diese Rolle ist ideal für eine hochorganisierte, detailorientierte Person, die es liebt, zuverlässige Prozesse autonom in einem schnelllebigen Umfeld zu steuern.
Hauptverantwortlichkeiten:
- Lohnabrechnung: Vorbereitung der monatlichen Lohnabrechnung mit unserem Buchhalter/Lohnabrechnungsanbieter (Arbeitsstunden, Krankheitsurlaub, Urlaub), Überprüfung der Gehaltsabrechnungen.
- Verträge und Mitarbeiterlebenszyklus: Entwurf und Verwaltung von Arbeitsverträgen, Änderungen und Bescheinigungen; Durchführung des Onboardings und Offboardings von Anfang bis Ende (Papierkram, Ausrüstung, Systemzugang).
- Sicherheit und Mitarbeiter-Compliance: Sicherstellung der Einhaltung der Anforderungen an Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, Pflege der Mitarbeiterakten, Gewährleistung der Einhaltung des deutschen Arbeitsrechts und interner HR-Richtlinien sowie erster Ansprechpartner für das Lagerpersonal und die Abläufe in Berlin in Bezug auf Personalanliegen.
- Büromanagement & Teamevents: Verwaltung von Bürodiensten und -materialien (einschließlich Arbeitskleidung), Pflege der Beziehungen zu Dienstleistern, Bearbeitung von Post und Dokumentenablage, Verwaltung des Bürohaushalts.
- Prozessverbesserungen: Identifizierung von Lücken in HR- und Büroprozessen und deren Behebung, damit sie mit dem Team skalieren.
Fähigkeiten, Wissen und Expertise:
- 3+ Jahre Erfahrung in der HR-Administration, Personalverwaltung oder im Büromanagement, idealerweise in einem Startup oder Scale-up.
- Praktische Erfahrung in der Vorbereitung der deutschen Lohnabrechnung und Koordination mit externen Lohnbuchhaltern, Arbeitsverträgen.
- Außergewöhnliche Organisation, Aufmerksamkeit für Details und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Serviceorientierung: Lösungsorientiert, mit echtem Antrieb, den Kollegen die Arbeit zu erleichtern.
- Vertrautheit mit HR-Tools (z.B. Personio) und starke Google Workspace/Excel-Kenntnisse.
- Fließendes Deutsch und sehr gutes Englisch (schriftlich und mündlich).
Vorteile:
- Volle Verantwortung für Ihren Bereich: Sie sind die Referenz für Personalverwaltung und Büromanagement in DACH, nicht nur ein Teil einer großen HR-Abteilung.
- Direkte Verbindung zum GM DACH und den Führungskräften: enge Zusammenarbeit mit der Führungsebene und Sichtbarkeit darüber, wie die Organisation funktioniert.
- Aufbauen, nicht nur erhalten: Gestalten und Skalieren der Prozesse hinter einem schnell wachsenden Team in DACH.
- Mission-orientiertes Unternehmen: Helfen Sie, elektrische Mobilität zugänglich zu machen, während Sie den Lebenszyklus von E-Bikes verlängern.
People OPS & Office Manager, DACH in Berlin Arbeitgeber: Upway
Als Praktikant im Operations-Team in Stuttgart bieten wir Ihnen die Möglichkeit, aktiv an der Optimierung unserer Prozesse mitzuwirken und somit eine nahtlose Kundenerfahrung zu schaffen. Unsere Unternehmenskultur fördert Lernen und Wachstum, indem Sie Verantwortung übernehmen und direkt sehen, wie Ihre Arbeit einen Unterschied macht. Zudem profitieren Sie von einem dynamischen Umfeld, in dem Sie mit talentierten Kollegen zusammenarbeiten und wertvolle Erfahrungen in einem schnell wachsenden Unternehmen sammeln können.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so People OPS & Office Manager, DACH in Berlin erhalten könntest
✨Trete lokalen HR-Events bei
Schau dir lokale Veranstaltungen und Messen zum Thema Personalmanagement an. Dort kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen und ein echtes Netzwerk aufbauen.
✨Nutze LinkedIn strategisch
Optimiere dein LinkedIn-Profil für Personalmanagement, indem du relevante Gruppen und Foren beitrittst. Engagiere dich in Diskussionen und poste Inhalte, die deine Expertise zeigen – das macht auf Upway aufmerksam!
✨Sprich mit Karriereberatern deiner Hochschule
Wenn du frisch von der Uni bist, nutze die Karrieredienste deiner Hochschule. Sie haben oft Kontakte zu Firmen und können dir helfen, ein paar Türen zu öffnen.
✨Wende dich an Recruiter
Viele Unternehmen, auch Upway, arbeiten mit Recruitern zusammen. Such dir Spezialisten für Personalmanagement und teile ihnen deine Karriereziele mit – sie haben oft Zugriff auf Positionen, die sonst nicht ausgeschrieben sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um People OPS & Office Manager, DACH in Berlin mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deinen Lebenslauf hervor!:Im Personalmanagement ist es wichtig, dass dein Lebenslauf nicht nur deine beruflichen Stationen aufzeigt, sondern auch deine Kenntnisse in den Bereichen Personalentwicklung und -management. Sei konkret, wenn du über deine Erfahrungen sprichst, zum Beispiel durch die Nennung von Projekten oder Initiativen, an denen du beteiligt warst.
Zeig deine Soft Skills!:Im Personalmanagement zählen Soft Skills oft mehr als Fachwissen. In deinem Anschreiben solltest du Beispiele einfügen, die deine Kommunikationsfähigkeiten, deine Teamarbeit und deine Konfliktlösungsfähigkeiten zeigen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Motivation auf den Punkt bringen!:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation für die Position bei Upway klar darzulegen. Erkläre, warum du gerade in diesem Unternehmen arbeiten möchtest und welche Entwicklungsmöglichkeiten du dir erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und wirklich bei uns mitwirken möchtest.
Vergiss nicht, deine Erfolge zu quantifizieren!:In deiner Bewerbung kannst du durch Zahlen und Daten deine Erfolge unterstreichen. Zum Beispiel, wenn du durch ein neues Onboarding-Programm die Fluktuation um 20% gesenkt hast. Solche quantifizierbaren Erfolge sind im Personalmanagement besonders wertvoll und machen dich zu einem gefragten Kandidaten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Upway vorbereitet
✨Sei bereit für Verhaltensfragen
Im Personalmanagement geht's oft um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, wie du in spezifischen Situationen reagiert hast oder reagieren würdest. Denk an Beispiele, wo du Konflikte gelöst oder Teams motiviert hast!
✨Kenntnis aktueller HR-Tools
Stelle sicher, dass du dich mit den neuesten HR-Tools und Software-Anwendungen auskennst, die im Personalmanagement häufig verwendet werden. Sei bereit, konkret zu erläutern, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast oder für welche du dich interessiert hast!
✨Motivation und Lernbereitschaft zeigen
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, wird von dir erwartet, dass du langfristige Ziele und Ambitionen hast. Sprich darüber, was dich an dieser Position reizt und wie du dich weiterentwickeln möchtest. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation!
✨Frag nach der Unternehmenskultur
Eine passende Unternehmenskultur ist im Personalmanagement entscheidend. Stelle Fragen dazu, wie Upway die Mitarbeiterzufriedenheit fördert und welche Werte im Team wichtig sind. Das zeigt dein Interesse und kann dir helfen zu erkennen, ob die Firma zu dir passt!
