Executive Assistant

BLOCKS bringt die Effizienz von Cloud-Lösungen großer Unternehmen in Startups und KMUs. Wir garantieren ab dem ersten Tag 20% Einsparungen durch ein Gruppen-Einkaufsmodell für Cloud-Ausgaben. Unser KI-Agent „Major Tom“ fungiert als virtueller DevOps-Ingenieur, der Verschwendung erkennt, die Infrastruktur optimiert und dies alles automatisiert, um die Cloud-Effizienz zu maximieren.

Wir suchen einen „Super Assistant“, der das Rückgrat der Operationen und der Kultur von BLOCKS bildet. Diese Rolle kombiniert HR, Büromanagement, Koordination der Buchhaltung und Unterstützung der Geschäftsführung in einer entscheidenden Position. Der ideale Kandidat ist hochorganisiert, proaktiv und gedeiht in einem schnelllebigen Startup-Umfeld.

• EA für Oliver & Andreas: Vertrauenswürdiger Gatekeeper
• Verwaltung und Priorisierung des Kalenders, der Reisen und Meetings der Gründer
• Bearbeitung der Korrespondenz und Kommunikation im Namen der Gründer
• Bedürfnisse antizipieren, Aktionspunkte nachverfolgen und Projekte vorantreiben
• Bürokultur: Sicherstellen, dass das Büro reibungslos läuft und ein Ort ist, an dem die Menschen gerne arbeiten
• „Kulturchampion“ sein - wöchentliche Team-Mittagessen, soziale Veranstaltungen und Feiern organisieren
• Organisation und Durchführung der täglichen Büroabläufe (Büromaterial, Ausrüstung, Logistik)
• Eine einladende Umgebung für unsere Mitarbeiter (und Gäste) schaffen
• Reisen: Die besten Reiseoptionen finden und die Reisekosten im Blick behalten
• Reisevorbereitungen und Buchungen bearbeiten
• Reiseausgabenberichte sammeln, überprüfen und einreichen
• Administration: Rechnungen, Belege und Spesenberichte sammeln, vorbereiten und einreichen
• Unterstützung des Einstellungsprozesses, Koordination von Kandidaten und Einarbeitung

• Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikation (Deutsch & Englisch bevorzugt)
• Erfahrung in der engen Zusammenarbeit mit Gründern, Führungskräften oder Leitungsteams
• Hohe Eigenverantwortung: Sie warten nicht auf Aufgaben, sondern schaffen Klarheit und bringen Dinge voran
• Vertrautheit mit Tools wie Google Workspace, Notion, Slack, Terminplanung und grundlegenden Finanztools
• Eine serviceorientierte Denkweise mit unternehmerischer Energie … Ihnen liegt der Einfluss am Herzen, nicht die Jobtitel

• Sie haben in frühen Startups oder Wachstumsrollen im SaaS-Bereich gearbeitet
• Sie lieben es, Menschen zu ermöglichen, ihre beste Arbeit zu leisten
• Sie sind die Person, auf die andere sich verlassen, wenn etwas erledigt werden muss
• Sie gedeihen in Struktur, Checklisten, Planung – bleiben aber flexibel, wenn das Chaos zuschlägt
• Sie bringen Ruhe, Klarheit und Positivität – auch unter Druck

• Arbeiten Sie mit Gründern, die es bereits getan haben.
• Unicorn-Bauer, über 1 Milliarde USD gesammelt, keine Politik, schnelle Entscheidungen, radikale Offenheit. Wir handeln, nicht debattieren.
• Die Möglichkeit, ein Produkt zu entwickeln, das Startups als Standardinfrastruktur betrachten werden.
• Echte Verantwortung, kein Theater. Wir fordern heraus, Sie treffen Entscheidungen. Einige werden falsch sein. Das ist in Ordnung. Wir beheben schnell und iterieren weiter.
• Vergütung, die Ambitionen widerspiegelt. Top-Marktvergütung plus bedeutendes Eigenkapitalpotenzial.
• Berlin, persönlich, absichtlich. Frühe Startups werden gemeinsam aufgebaut, nicht über Zoom. Wir unterstützen Umzüge.

• Wir glauben, dass die Einstellung schnell, respektvoll gegenüber Ihrer und unserer Zeit und zielgerichtet sein sollte:
• Ein Einführungsgespräch mit einem Mitglied des Gründerteams (30 Minuten)
• Persönliche Fallstudie mit den Gründern (1-2 Stunden)
• Angebotsgespräch innerhalb von 24 Stunden mit einem Gründer (15 Minuten)