Auf einen Blick
- Aufgaben: Sorge für einen reibungslosen Büroalltag und unterstütze das Team bei verschiedenen Aufgaben.
- Unternehmen: Wachsendes Unternehmen im Bereich koreanischer und japanischer Schönheitsprodukte.
- Vorteile: Direkter Einfluss auf die Unternehmenskultur und Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Weitere Informationen: Flache Hierarchien fördern Eigenverantwortung und kontinuierliche Verbesserung.
- Warum dieser Job: Gestalte eine positive Arbeitsumgebung und erlebe ein dynamisches internationales Geschäft.
- Qualifikationen: Erfahrung in Büroverwaltung und starke organisatorische Fähigkeiten sind erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Der Office Manager ist verantwortlich für die effiziente und reibungslose tägliche Funktion der Büroabläufe von Orien Trade, während er Mitarbeiter, Gäste und die Führungsebene unterstützt. Die Rolle konzentriert sich darauf, ein strukturiertes, einladendes und leistungsstarkes Arbeitsumfeld zu schaffen, das es den Mitarbeitern ermöglicht, ihr Bestes zu geben und die Wachstumsziele des Unternehmens zu unterstützen.
Die Position kombiniert Büroverwaltung, Mitarbeitererfahrung, interne Kommunikation, Wohlbefinden am Arbeitsplatz und operative Unterstützung. Der Office Manager dient als zentrale Koordinationsstelle für bürobezogene Aktivitäten und trägt zur Förderung einer positiven Unternehmenskultur und Mitarbeiterengagement bei.
Hauptverantwortlichkeiten
- Überwachung des reibungslosen Ablaufs im Büro und Aufrechterhaltung eines gut organisierten, professionellen Arbeitsplatzes
- Verwaltung von Büromaterialien, Ausrüstung, Zugangstools, Gemeinschaftsbereichen, Büropflanzen und allgemeinen Verwaltungsprozessen
- Koordination externer Anbieter und Dienstleister, einschließlich Reinigung, Wartung, Versorgungsunternehmen und Arbeitsplatzdiensten
- Organisation von Geschäftsreisen im In- und Ausland, einschließlich Flügen, Unterkünften, Transport und verwandten Logistik
- Bearbeitung bürobezogener Rechnungen, Überwachung von Ausgaben und Unterstützung bei Budgetierungs- und Beschaffungsaktivitäten
- Hauptansprechpartner für Mitarbeiter, Besucher und bürobezogene Fragen
- Koordination der Onboarding-Logistik mit HR, einschließlich Arbeitsplätzen, Ausrüstung, Zugang und Willkommensmaterialien
- Planung und Organisation interner Veranstaltungen, Mitarbeiteraktivitäten, Meetings, Feiern und Unternehmensversammlungen
- Unterstützung der internen Kommunikation durch das Teilen von Büroaktualisierungen, Richtlinien, Veranstaltungsinformationen und Ankündigungen am Arbeitsplatz
- Förderung des Wohlbefindens am Arbeitsplatz und Initiativen zur Mitarbeitererfahrung, Feedback sammeln und praktische Verbesserungen umsetzen
Qualifikationen
- Vorherige Erfahrung im Büromanagement, in der Verwaltung, in der Mitarbeitererfahrung, in der Arbeitsplatzkoordination oder in einer ähnlichen Rolle
- Ein Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Kommunikation, Personalwesen, Gastgewerbe oder einem verwandten Bereich ist von Vorteil
- Starke organisatorische und Planungsfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu verwalten
- Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Starke Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten
- Erfahrung in der Koordination von Anbietern, Veranstaltungen und projektrelevanten Themen
- Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren und sensible Informationen professionell zu behandeln
- Kenntnisse in Microsoft Office und digitalen Kollaborationstools
- Fließend in Estnisch und Englisch (mindestens C1-Niveau); zusätzliche Sprachen von Vorteil
Was wir suchen
- Hochgradig organisiert und proaktiv mit starkem Verantwortungsbewusstsein
- Serviceorientiert und ansprechbar mit hervorragenden zwischenmenschlichen Fähigkeiten
- Positive, energiegeladene und lösungsorientierte Einstellung
- Starke Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu verwalten
- Komfortabel beim selbstständigen Arbeiten und gleichzeitig Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams
- Professionell, vertrauenswürdig und in der Lage, vertrauliche Informationen zu behandeln
- Leidenschaft für die Schaffung einer positiven Mitarbeitererfahrung und Unternehmenskultur
Was wir bieten
- Eine Schlüsselrolle bei der Schaffung und Aufrechterhaltung einer positiven Mitarbeitererfahrung und Arbeitsumgebung
- Direkter Einfluss auf die Büroeffizienz, das Mitarbeiterengagement und die Unternehmenskultur
- Gelegenheit, Arbeitsplatzpraktiken, Büroabläufe und Initiativen zum Wohlbefinden der Mitarbeiter zu gestalten
- Einblick in ein dynamisches und unternehmerisches internationales Geschäftsumfeld
- Kollaborative Unternehmenskultur mit Möglichkeiten zur beruflichen Entwicklung und Wachstum
- Flache Organisationsstruktur, die Initiative, Eigenverantwortung und kontinuierliche Verbesserung fördert
Orien Trade ist einer der am schnellsten wachsenden Distributoren von koreanischen und japanischen Hautpflege- und Schönheitsmarken in Europa, derzeit in etwa 30 Ländern aktiv. Wir haben uns zum Ziel gesetzt, hochwertige Schönheitsprodukte auf den Markt zu bringen und gleichzeitig eine schnelle, durchdachte und agile Organisation aufzubauen.
Office Manager Arbeitgeber: OrienTrade
Orien Trade ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und multikulturelle Arbeitsumgebung in Tartu bietet, in der Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich beruflich weiterzuentwickeln. Mit einem wettbewerbsfähigen Gehalt, Gesundheits- und Wellnessunterstützung sowie flexiblen Aufgabenbereichen fördert das Unternehmen Eigenverantwortung und Initiative. Hier können Sie Teil eines schnell wachsenden Teams werden, das hochwertige Schönheitsprodukte vertreibt und gleichzeitig Wert auf eine positive und professionelle Arbeitsatmosphäre legt.
