Office Manager in München

Hilf mit, Europas Hyperschallfähigkeit aufzubauen. Bei Hypersonica definieren wir das Mögliche in der europäischen Verteidigungstechnologie neu. Wir existieren, um Geschwindigkeit, Resilienz und technologische Unabhängigkeit in einem Tempo zu liefern, das einen neuen Standard setzt. Wir sind ein kleines, elitär Team, das an wichtigen Problemen arbeitet und diese schnell löst.

Was du tun wirst:

• Gewährleistung eines reibungslos funktionierenden, ordentlichen und einladenden Büroumfelds im Tagesgeschäft.
• Verantwortung für die Empfangsaktivitäten, einschließlich Besucherempfang, Bereitstellung von Besprechungsräumen und allgemeine Büropräsentation.
• Verwaltung von Büromaterialien, Vorräten, Snacks, Getränken und wiederkehrenden Nachbestellungen zur Aufrechterhaltung des Betriebs.
• Koordination von Catering für Besprechungen, Teamevents und interne Zusammenkünfte, einschließlich Aufbau und Nachbereitung.
• Überwachung der Pflanzenpflege, der Arbeitsplatzästhetik und der allgemeinen Büroinstandhaltung in Abstimmung mit internen Teams und externen Anbietern.
• Empfang von Lieferungen und Paketen, Organisation der eingehenden und ausgehenden Post und Gewährleistung der internen Verteilung.
• Koordination externer Anbieter wie Reinigungsdienste, Catering-Partner, Pflanzenservices, Kurierdienste und andere bürobezogene Anbieter.
• Überwachung der Servicequalität, Planung regelmäßiger Besuche und Eskalation von Problemen, wenn Standards nicht eingehalten werden.
• Unterstützung bei Kaufanfragen, Bestellverfolgung und Rechnungskoordination im Zusammenhang mit Bürooperationen.
• Unterstützung bei der Organisation interner Prozesse, kleinerer Büroprojekte und Teamlogistik.
• Pflege von bürobezogenen Dokumentationen, Kontaktlisten, Raumplänen und operativen Checklisten.
• Hauptansprechpartner für Mitarbeiter in praktischen, alltäglichen Büroangelegenheiten.
• Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung der Büroabläufe, der Gastfreundschaftsstandards und des gesamten Mitarbeitererlebnisses.
• Unterstützung bei der Umsetzung von Bürostandards in Bezug auf Sauberkeit, Ordnung und sichere Nutzung gemeinsamer Räume.
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit Brandschutz und Evakuierung, Überprüfung von Beschilderungen und Bereitschaft der Büroräume.

Wer du bist:

• Mehrjährige praktische Erfahrung im Büromanagement, in der Arbeitsplatzorganisation, in der Gastfreundschaft oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und eine praktische Denkweise mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zuverlässig zu managen.
• Eine serviceorientierte, zugängliche Persönlichkeit mit einem natürlichen Fokus auf die Schaffung einer positiven Arbeitsplatzumgebung.
• Erfahrung im Besuchermanagement, in der Koordination von Büromaterialien, Catering und der Kommunikation mit Anbietern.
• Strukturierter und unabhängiger Arbeitsstil mit Liebe zum Detail und einem starken Verantwortungsbewusstsein.
• Vertrautheit mit gängigen Bürotools und der Bearbeitung administrativer Nachverfolgungen.
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Engagement zur effektiven Unterstützung des Teams.

Was wir bieten:

• Ein missionsgetriebenes Umfeld mit der Möglichkeit, an einer der bedeutendsten Verteidigungsherausforderungen Europas zu arbeiten, mit direktem Einfluss auf die souveräne Fähigkeit und Sicherheit.
• Tägliche Zusammenarbeit mit führenden Experten in den Bereichen Ingenieurwesen, Betrieb und Verteidigung, mit realen Möglichkeiten, von den Besten zu lernen, beizutragen und zu wachsen.
• Hohe Eigenverantwortung und Autonomie; keine Zeiterfassung, kein Mikromanagement, nur klare Ziele und Verantwortung für Ergebnisse.
• Ein schnelles Umfeld, in dem gute Ideen schnell umgesetzt werden und Feedback aus Tests und Flügen echte Entscheidungen beeinflusst.
• Eine Kultur, die Klarheit, Integrität und Exzellenz schätzt und Menschen unterstützt, die Initiative ergreifen und Grenzen verantwortungsbewusst überschreiten.

Hypersonica ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und Bewerber ausschließlich nach Verdienst, Fähigkeit und Potenzial bewertet. Du kannst dich direkt auf diese Rolle bewerben oder Nathan Sweeney, Head of Talent, kontaktieren. Wir prüfen jede Bewerbung und streben an, allen Kandidaten innerhalb von zwei Wochen zu antworten, unabhängig davon, ob die Antwort ja oder nein ist.