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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den CEO und manage die täglichen Büroabläufe für maximale Effizienz.
- Arbeitgeber: Innovatives Unternehmen in der Deep-Tech-Branche mit einem dynamischen Team.
- Mitarbeitervorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, flexible Arbeitszeiten und ein inklusives Arbeitsumfeld.
- Andere Informationen: Wachstumsorientierte Umgebung mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Sei der Schlüssel zur Effizienz des CEO und gestalte eine positive Bürokultur.
- Gewünschte Qualifikationen: 3+ Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder in ähnlichen Rollen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 50000 - 65000 € pro Jahr.
Wir suchen eine hochorganisierte, proaktive und einfallsreiche Executive Assistant, die unseren CEO unterstützt und gleichzeitig die täglichen Büroabläufe überwacht. Diese Doppelrolle ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sowohl der CEO maximal effizient arbeitet als auch die Büroumgebung reibungslos und professionell läuft.
- Executive Support
- Komplexe Kalender verwalten, Meetings planen und priorisieren
- Inlands- und Auslandsreisen koordinieren
- Briefings, Agenden und Nachbereitungsunterlagen für Meetings vorbereiten
- Als Torwächter fungieren, eingehende Anfragen und Kommunikationen priorisieren
- Operational Efficiency
- Proaktiv Möglichkeiten identifizieren, um die Zeit und Arbeitsabläufe des CEOs zu optimieren
- Bedürfnisse antizipieren und Probleme angehen, bevor sie auftreten
- Wichtige Aktionspunkte verfolgen und rechtzeitige Ausführung sicherstellen
- Entscheidungsfindung durch Vorbereitung relevanter Informationen unterstützen
- Communication & Coordination
- Als Verbindungsperson zwischen dem CEO und internen/externalen Stakeholdern fungieren
- Professionelle Kommunikation im Namen des CEOs entwerfen und verwalten
- Kreuzfunktionale Initiativen und Führungstreffen koordinieren
- Office Management
- Tägliche Büroabläufe überwachen, um eine reibungslose und effiziente Arbeitsumgebung sicherzustellen
- Büromaterialien, Anbieter und Dienstleister verwalten
- Einrichtungen, Wartung und Arbeitsplatzlogistik koordinieren
- Onboarding-Logistik für neue Mitarbeiter unterstützen (Arbeitsplatz, Ausstattung, Zugang)
- Interne Veranstaltungen, Teambesprechungen und Unternehmensmeetings organisieren
- Eine professionelle, einladende und gut funktionierende Büroumgebung sicherstellen
- Project & Administrative Support
- Bei strategischen Projekten und Sonderinitiativen unterstützen
- Dokumente, Berichte und vertrauliche Informationen organisieren
- Hohe Standards für Genauigkeit und Diskretion aufrechterhalten
Erfahrung
- 3+ Jahre als Executive Assistant oder in einer ähnlichen Rolle zur Unterstützung der Unternehmensleitung
- Erfahrung im Büromanagement oder in der Arbeitsplatzorganisation
- Hintergrund in leistungsstarken Umgebungen (z.B. schnell wachsende Startups oder fortschrittliche Technologieunternehmen)
- Erfahrung oder starkes Interesse an Deep-Tech-Branchen (KI, Quantencomputing, Hardware usw.)
- Erfahrung in internationalen oder interkulturellen Umgebungen
Fähigkeiten & Kompetenzen
- Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten
- Sehr proaktiv mit einem starken Sinn für Eigenverantwortung
- Fähigkeit, effektiv zwischen exekutiven und operativen Aufgaben zu priorisieren
- Starke Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich und mündlich)
- Hohe Diskretion und Professionalität
- Problemlösungsmentalität mit Liebe zum Detail
Sprachen
- Englisch: Pflicht (berufliche Sprachkenntnisse erforderlich)
- Spanisch und Deutsch: von Vorteil
Denken
- Serviceorientiert mit Fokus auf Maximierung der Produktivität des Executives
- Praktisch veranlagt und bereit, Verantwortung für Büroabläufe zu übernehmen
- Komfortabel beim selbstständigen Arbeiten und unter Druck
Wir bieten ein wettbewerbsfähiges Gehalt mit Umzugsleistungen in einem flexiblen und integrativen Arbeitsumfeld. Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, und heißen daher Menschen unterschiedlicher Hintergründe, Nationalitäten und Erfahrungen willkommen.
Executive Assistant to the CEO & Office Manager (m/f/d) Arbeitgeber: SpiNNcloud Systems
Kontaktperson:
SpiNNcloud Systems HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant to the CEO & Office Manager (m/f/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich auf die Stelle als Executive Assistant bewirbst, zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch bereit bist, über das Erwartete hinauszugehen. Recherchiere über das Unternehmen und bringe Ideen mit, wie du den CEO unterstützen kannst.
✨Tip Nummer 2
Netzwerken ist der Schlüssel! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Unternehmens auszutauschen. So bekommst du wertvolle Einblicke und vielleicht sogar einen Fuß in die Tür.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Übe Antworten auf häufige Fragen und überlege dir, wie du deine Erfahrungen im Bereich Büroorganisation und Unterstützung von Führungskräften am besten präsentieren kannst. Zeige, dass du die richtige Person für diese duale Rolle bist.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und deine Entschlossenheit. Außerdem hast du so die Möglichkeit, dich von anderen Bewerbern abzuheben und sicherzustellen, dass deine Bewerbung die richtigen Leute erreicht.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant to the CEO & Office Manager (m/f/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach jemandem, der nicht nur die Fähigkeiten hat, sondern auch gut ins Team passt. Zeig uns, wer du bist!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So können wir schnell erkennen, dass du organisiert und detailverliebt bist.
Pass auf die Details auf!: Überprüfe deine Bewerbung auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Ein kleiner Fehler kann einen großen Eindruck hinterlassen. Wir schätzen Professionalität und Sorgfalt in jeder Kommunikation.
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei SpiNNcloud Systems vorbereitest
✨Sei gut vorbereitet
Informiere dich gründlich über das Unternehmen und die Branche, in der es tätig ist. Verstehe die Rolle des CEOs und wie du ihn unterstützen kannst. Bereite Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung vor, die zeigen, wie du komplexe Aufgaben gemeistert hast.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Bereite dich darauf vor, konkrete Situationen zu beschreiben, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast. Sei bereit, über deine Methoden zur Priorisierung von Aufgaben und zur Verwaltung von Zeit zu sprechen.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Übe, klar und präzise zu kommunizieren. Du wirst als Bindeglied zwischen dem CEO und anderen Stakeholdern fungieren, also zeige, dass du in der Lage bist, professionelle und effektive Kommunikation zu führen.
✨Denke proaktiv
Sei bereit, darüber zu sprechen, wie du Probleme antizipierst und Lösungen vorschlägst, bevor sie zu Herausforderungen werden. Zeige, dass du nicht nur reaktiv, sondern auch proaktiv denkst und handelst.