Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite und entwickle die Office Management Prozesse für ein dynamisches Team.
- Unternehmen: Medialine Communications GmbH, ein etabliertes ITK-Unternehmen in Berlin.
- Vorteile: Langfristige Perspektive, modernes Büro, flexible Arbeitszeiten und attraktive Mitarbeiterbenefits.
- Weitere Informationen: Wachsendes Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen und wertschätzender Kultur.
- Warum dieser Job: Gestalte eine einladende Office-Umgebung und arbeite eng mit der Geschäftsführung zusammen.
- Qualifikationen: Erfahrung im Office Management und starke Organisationsfähigkeiten sind erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4000 - 5500 € pro Monat.
Diese Position ist für unsere Gesellschaft Medialine Communications GmbH zu besetzen. Die Medialine Communications GmbH ist ein etabliertes ITK- und Kommunikationsunternehmen mit Hauptsitz in Berlin. Wir unterstützen unsere Kunden mit leistungsstarken Lösungen in den Bereichen IT-Services, Kommunikation und Managed Services. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit als Office Manager (m/w/d), die Verantwortung übernimmt, Strukturen weiterentwickelt und den reibungslosen Office-Betrieb sicherstellt.
Rahmenbedingungen
- Voll-Teilzeitstelle mit 20–40 Stunden pro Woche
- Standort Berlin mit Homeoffice-Möglichkeit & regelmäßiger Präsenz im Office
Aufgaben
- Leitung und Weiterentwicklung der Office Management Prozesse, sowie Koordination der täglichen Office-Abläufe
- Terminkoordination und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung sowie des Managements
- Gesamtverantwortung für Office Operations und Facility Management (z. B. Arbeitsplatzorganisation, Kontrolle der Ordnung und Sauberkeit, Meetingraumkoordination, Abstimmung mit der Hausverwaltung, Wartungs- und Reparaturkoordination sowie Verwaltung des Office-Inventars)
- Steuerung externer Dienstleister und Verantwortung für das Office-Budget: Beschaffung von Büromaterialien und Services, Vertragsmanagement, Preisverhandlungen sowie Prüfung von Rechnungen und Leistungsnachweisen
- Organisation und Koordination der Dienst- und Geschäftsreisen für die Sales-Mitarbeitenden sowie die Geschäftsführung (Flüge, Bahn, Hotels, Mietwagen) inklusive Prüfung und Freigabe von Reisekostenabrechnungen
- Verantwortung für die Firmenwagenorganisation, von der Einholung und Bewertung von Angeboten über die Abstimmung mit Leasinggesellschaften bis hin zur Beauftragung und Verwaltung von Leasingfahrzeugen
- zentrale Ansprechperson für officebezogene Themen und aktive Mitgestaltung der Employee Experience, inkl. Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender und enger Zusammenarbeit mit HR (z. B. Workplace-Richtlinien, Arbeitssicherheit)
- unterstützende Mitwirkung bei der Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen in Zusammenarbeit mit dem internen Veranstaltungsmanagement
- Sicherstellung einer professionellen, einladenden und gut organisierten Office-Umgebung für Mitarbeitende, Besucher und Geschäftspartner
- kontinuierliche Optimierung von Office- und Workplace-Prozessen zur Steigerung von Effizienz, Qualität und Mitarbeiterzufriedenheit
- koordinierende Unterstützung bei Management- und Qualitätsanforderungen, z. B. Pflege von Dokumentationen und Mitwirkung bei ISO-Zertifizierungen
Qualifikation
- mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Workplace Management oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem dynamischen Unternehmensumfeld
- ausgeprägte Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme, hohe Eigenständigkeit sowie ein verlässlicher, strukturierter Arbeitsstil
- Verhandlungsgeschick gegenüber Dritten (z. B. Hausverwaltungen, Leasinggesellschaften, externe Dienstleister) inklusive Budgetverantwortung
- Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister sowie facility-bezogener Abläufe
- sicherer Umgang mit Budgets, Verträgen sowie Rechnungs- und Kostenkontrolle
- sehr guter Umgang mit IT- und internetbasierten Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel, Word und PowerPoint
- vorteilhaft sind Kenntnisse in den Programmen ELO sowie HR Works
- Erfahrung in der fachlichen Anleitung oder Koordination von Junior-Mitarbeitenden, Azubis oder Office-Teams
- sehr gute Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten sowie eine proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil
Benefits
- langfristige Perspektive in einem stabilen, wachsenden Unternehmen
- enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege
- hohes Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
- kollegiales Team und wertschätzende Unternehmenskultur
- modernes Büro mit Dachterrasse direkt an der Spree
- modernste Büro- und IT-Ausstattung
- attraktive Mitarbeiterbenefits und Zusatzleistungen wie JobRad, Urban Sports Club Mitgliedschaft, Deutschlandticket u. v. m.
- flexible Gestaltung der Arbeitszeit
In unserer Bewerberansprache setzen wir auf das 'Du'. Solltest Du eine andere Ansprache bevorzugen, lass es uns einfach wissen und wir passen uns Deinen Präferenzen an. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!
Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: Medialine EuroTrade AG
Die Medialine AG ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern nicht nur ein inspirierendes Arbeitsumfeld bietet, sondern auch zahlreiche Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit und Innovation in der IT-Branche, profitieren unsere Mitarbeiter von flexiblen Arbeitszeiten, umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einem attraktiven Benefits-Paket, das unter anderem subventionierte Mittagessen und ein Mentorenprogramm umfasst. Unsere Unternehmenskultur fördert eine offene Kommunikation und Zusammenarbeit, was die Medialine AG zu einem idealen Ort für talentierte Fachkräfte macht, die an spannenden Projekten im Bereich Cloud-Technologien arbeiten möchten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Manager (m/w/d) erhalten könntest
✨Netzwerken in der IT-Community
In der IT-Consulting-Welt sollten wir regelmäßig auf Veranstaltungen wie Tech-Meetups oder Konferenzen gehen. Hier können wir nicht nur unser Netzwerk erweitern, sondern auch direkt mit potenziellen Arbeitgebern ins Gespräch kommen und unser Interesse an einer Vollzeitstelle zeigen.
✨Online-Foren und Gruppen nutzen
Sich in Online-Foren und Communities wie Stack Overflow oder LinkedIn-Gruppen umzusehen, kann uns helfen, Insider-Tipps zu erhalten und Informationen über offene Stellen in der IT-Beratung zu sammeln. Vergiss nicht, aktiv zu werden und Fragen zu stellen oder dein Wissen zu teilen – das erhöht unsere Sichtbarkeit!
✨Direkt bei Medialine EuroTrade AG bewerben
Viele Unternehmen, wie Medialine EuroTrade AG, stemmen ihre Vollzeitstellen bevorzugt über ihre eigenen Karriere-Webseiten. Also, lass uns regelmäßig auf deren Seite vorbeischauen und uns direkt bewerben, statt nur die üblichen Jobportale zu nutzen.
✨Überzeugende Projekte zeigen
Wir sollten unser Portfolio oder relevante Projekte gut sichtbar machen, egal ob das auf Github, persönlich oder auf LinkedIn ist. Bei IT-Consulting-Stellen kommt es oft auf praktische Erfahrungen an, also lass uns zeigen, was wir können!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige deine technischen Skills!:In der IT-Beratung zählen deine technischen Kenntnisse und Fähigkeiten. Achte darauf, relevante Programmiersprachen, Tools und Systeme in deinem Lebenslauf aufzulisten. Zeig auch, wenn du Zertifikate hast, die deine Kompetenz unterstützen – das könnte dir einen echten Vorteil verschaffen!
Verstehe die Branche!:Unterstreiche in deinem Anschreiben, dass du ein gutes Verständnis für aktuelle Trends und Herausforderungen in der IT-Branche hast. Zeig, dass du nicht nur die technischen Aspekte beherrschst, sondern auch die Bedürfnisse der Kunden erkennen und lösen kannst!
Deine Projekte zählen!:Falls du bereits an IT-Projekten gearbeitet hast, verlinke diese oder beschreibe sie in deinem Lebenslauf. Praktische Erfahrungen – sei es in Form von Praktika oder privaten Projekten – sind besonders wertvoll in der IT-Beratung. Zeige uns, was du kannst!
Individuelle Bewerbung ist der Schlüssel!:Jede Bewerbung sollte individuell auf Medialine EuroTrade AG und die ausgeschriebene Position Office Manager (m/w/d) zugeschnitten sein. Teile uns mit, warum gerade du eine gute Wahl für unser Team bist. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation, die über eine Standardbewerbung hinausgeht.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Medialine EuroTrade AG vorbereitet
✨Technische Vorbereitung ist alles!
Da du dich auf eine Vollzeitstelle in der IT-Beratung bewirbst, solltest du dir wirklich einen Überblick über die wichtigsten Tools und Technologien verschaffen, die in der Branche verwendet werden. Sei bereit, technische Fragen zu beantworten, die sich auf Software-Architektur oder Systemintegration beziehen könnten.
✨Praxisbeispiele parat haben
In der IT-Beratung ist es wichtig, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu bringen. Überlege dir Projekte, bei denen du erfolgreich einen Kunden beraten hast oder Herausforderungen gelöst hast. Das zeigt, dass du nicht nur theoretisches Wissen hast, sondern auch in der Praxis erfolgreich sein kannst.
✨Soft Skills betonen
Ein großer Teil der IT-Beratung ist die Kommunikation mit Kunden und das Verständnis ihrer Bedürfnisse. Bereite dich darauf vor, über deine zwischenmenschlichen Fähigkeiten zu sprechen, wie du mit herausfordernden Kunden umgehst oder wie du in Teams arbeitest. Das wird den Interviewern zeigen, dass du mehr als nur technisches Wissen mitbringst!
✨Fragen zum Unternehmen vorbereiten
Schau dir spezifisch die Projekte von Medialine EuroTrade AG an und überlege dir, welche Fragen du dazu stellen möchtest. Zeig Interesse an den aktuellen Herausforderungen, vor denen das Unternehmen steht, und wie du dazu beitragen könntest. Das hebt dich von anderen Bewerbern ab und zeigt, dass du wirklich motiviert bist.
