Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite und entwickle die Office Management Prozesse für ein dynamisches Team.
- Unternehmen: Medialine Communications GmbH, ein etabliertes ITK-Unternehmen in Berlin.
- Vorteile: Langfristige Perspektive, modernes Büro, flexible Arbeitszeiten und attraktive Mitarbeiterbenefits.
- Weitere Informationen: Wachsendes Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen und wertschätzender Kultur.
- Warum dieser Job: Gestalte eine einladende Office-Umgebung und arbeite eng mit der Geschäftsführung zusammen.
- Qualifikationen: Erfahrung im Office Management und starke Organisationsfähigkeiten sind erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4000 - 5500 € pro Monat.
Diese Position ist für unsere Gesellschaft Medialine Communications GmbH zu besetzen. Die Medialine Communications GmbH ist ein etabliertes ITK- und Kommunikationsunternehmen mit Hauptsitz in Berlin. Wir unterstützen unsere Kunden mit leistungsstarken Lösungen in den Bereichen IT-Services, Kommunikation und Managed Services. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit als Office Manager (m/w/d), die Verantwortung übernimmt, Strukturen weiterentwickelt und den reibungslosen Office-Betrieb sicherstellt.
Rahmenbedingungen
- Voll-Teilzeitstelle mit 20–40 Stunden pro Woche
- Standort Berlin mit Homeoffice-Möglichkeit & regelmäßiger Präsenz im Office
Aufgaben
- Leitung und Weiterentwicklung der Office Management Prozesse, sowie Koordination der täglichen Office-Abläufe
- Terminkoordination und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung sowie des Managements
- Gesamtverantwortung für Office Operations und Facility Management (z. B. Arbeitsplatzorganisation, Kontrolle der Ordnung und Sauberkeit, Meetingraumkoordination, Abstimmung mit der Hausverwaltung, Wartungs- und Reparaturkoordination sowie Verwaltung des Office-Inventars)
- Steuerung externer Dienstleister und Verantwortung für das Office-Budget: Beschaffung von Büromaterialien und Services, Vertragsmanagement, Preisverhandlungen sowie Prüfung von Rechnungen und Leistungsnachweisen
- Organisation und Koordination der Dienst- und Geschäftsreisen für die Sales-Mitarbeitenden sowie die Geschäftsführung (Flüge, Bahn, Hotels, Mietwagen) inklusive Prüfung und Freigabe von Reisekostenabrechnungen
- Verantwortung für die Firmenwagenorganisation, von der Einholung und Bewertung von Angeboten über die Abstimmung mit Leasinggesellschaften bis hin zur Beauftragung und Verwaltung von Leasingfahrzeugen
- zentrale Ansprechperson für officebezogene Themen und aktive Mitgestaltung der Employee Experience, inkl. Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender und enger Zusammenarbeit mit HR (z. B. Workplace-Richtlinien, Arbeitssicherheit)
- unterstützende Mitwirkung bei der Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen in Zusammenarbeit mit dem internen Veranstaltungsmanagement
- Sicherstellung einer professionellen, einladenden und gut organisierten Office-Umgebung für Mitarbeitende, Besucher und Geschäftspartner
- kontinuierliche Optimierung von Office- und Workplace-Prozessen zur Steigerung von Effizienz, Qualität und Mitarbeiterzufriedenheit
- koordinierende Unterstützung bei Management- und Qualitätsanforderungen, z. B. Pflege von Dokumentationen und Mitwirkung bei ISO-Zertifizierungen
Qualifikation
- mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Workplace Management oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem dynamischen Unternehmensumfeld
- ausgeprägte Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme, hohe Eigenständigkeit sowie ein verlässlicher, strukturierter Arbeitsstil
- Verhandlungsgeschick gegenüber Dritten (z. B. Hausverwaltungen, Leasinggesellschaften, externe Dienstleister) inklusive Budgetverantwortung
- Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister sowie facility-bezogener Abläufe
- sicherer Umgang mit Budgets, Verträgen sowie Rechnungs- und Kostenkontrolle
- sehr guter Umgang mit IT- und internetbasierten Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel, Word und PowerPoint
- vorteilhaft sind Kenntnisse in den Programmen ELO sowie HR Works
- Erfahrung in der fachlichen Anleitung oder Koordination von Junior-Mitarbeitenden, Azubis oder Office-Teams
- sehr gute Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten sowie eine proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil
Benefits
- langfristige Perspektive in einem stabilen, wachsenden Unternehmen
- enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege
- hohes Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
- kollegiales Team und wertschätzende Unternehmenskultur
- modernes Büro mit Dachterrasse direkt an der Spree
- modernste Büro- und IT-Ausstattung
- attraktive Mitarbeiterbenefits und Zusatzleistungen wie JobRad, Urban Sports Club Mitgliedschaft, Deutschlandticket u. v. m.
- flexible Gestaltung der Arbeitszeit
In unserer Bewerberansprache setzen wir auf das 'Du'. Solltest Du eine andere Ansprache bevorzugen, lass es uns einfach wissen und wir passen uns Deinen Präferenzen an. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!
Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: Medialine EuroTrade AG
Die Medialine AG ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern nicht nur ein inspirierendes Arbeitsumfeld bietet, sondern auch zahlreiche Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit und Innovation in der IT-Branche, profitieren unsere Mitarbeiter von flexiblen Arbeitszeiten, umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einem attraktiven Benefits-Paket, das unter anderem subventionierte Mittagessen und ein Mentorenprogramm umfasst. Unsere Unternehmenskultur fördert eine offene Kommunikation und Zusammenarbeit, was die Medialine AG zu einem idealen Ort für talentierte Fachkräfte macht, die an spannenden Projekten im Bereich Cloud-Technologien arbeiten möchten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Manager (m/w/d) erhalten könntest
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Position als Office Manager bewirbst, zeige dein Interesse, indem du direkt Kontakt mit dem Unternehmen aufnimmst. Frag nach, ob es offene Fragen zu deiner Bewerbung gibt oder wie der weitere Prozess aussieht.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im Unternehmen arbeiten oder dort gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen, die dir den Weg zum Vorstellungsgespräch erleichtert.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Medialine Communications GmbH, ihre Projekte und Werte. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen im Office Management konkret einbringen kannst, um die Abläufe zu optimieren.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Persönlichkeit! Während des Gesprächs ist es wichtig, authentisch zu sein. Lass deine Begeisterung für die Rolle und das Unternehmen durchscheinen. Wir suchen jemanden, der nicht nur die Aufgaben erfüllt, sondern auch gut ins Team passt.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Verwende einen lockeren, aber professionellen Ton in deinem Anschreiben und lass uns wissen, warum du die perfekte Wahl für die Position des Office Managers bist.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben klar und übersichtlich, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein klarer Aufbau zeigt uns auch deine Organisationsfähigkeiten!
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung!:Nutze die Anforderungen aus der Stellenbeschreibung als Leitfaden für deine Bewerbung. Zeige konkret auf, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die wir suchen. Das macht es uns leichter, dich als passenden Kandidaten zu sehen.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten und du bist einen Schritt näher an deinem neuen Job!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Medialine EuroTrade AG vorbereitet
✨Informiere Dich über das Unternehmen
Bevor Du zum Interview gehst, solltest Du Dich gründlich über die Medialine Communications GmbH informieren. Schau Dir ihre Dienstleistungen, Werte und die Unternehmenskultur an. So kannst Du gezielte Fragen stellen und zeigen, dass Du wirklich interessiert bist.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege Dir im Voraus einige konkrete Beispiele aus Deiner bisherigen Berufserfahrung, die Deine Fähigkeiten im Office Management unter Beweis stellen. Zeige, wie Du Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge Du erzielt hast, um Deine Eignung für die Position zu untermauern.
✨Zeige Deine Organisationsfähigkeiten
Da die Rolle des Office Managers viel Organisationstalent erfordert, solltest Du während des Interviews Deine eigenen Organisationsfähigkeiten demonstrieren. Vielleicht kannst Du einen kurzen Plan oder eine Strategie skizzieren, wie Du den Büroalltag effizient gestalten würdest.
✨Stelle Fragen zur Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zur Unternehmenskultur und den Erwartungen an die Rolle zu stellen. Das zeigt nicht nur Dein Interesse, sondern hilft Dir auch zu verstehen, ob die Medialine Communications GmbH der richtige Ort für Dich ist.
