Office Manager (m/w/d)

Wir bei der REMM sind ein Team neugieriger Köpfe, verteilt auf verschiedene interessante Unternehmensteile, die alle von dem Wunsch motiviert sind, für unsere Kunden ein einzigartiges Erlebnis zu schaffen. Wir entwickeln, verwalten und gestalten unseren eigenen Bestand an Gewerbe- und Wohnimmobilien mit einem langfristigen & qualitätsgetriebenen Ansatz. Jeder Kollege verfügt über einzigartiges Fachwissen, aber unsere wahre Stärke liegt darin, wie wir diese individuellen Superkräfte durch enge Zusammenarbeit und kontinuierliches Lernen vereinen. Gemeinsam arbeiten wir an einer langfristigen Vision, ohne dabei den Spaß aus den Augen zu verlieren.

Diese Rolle bietet dir die Möglichkeit, aktiv an der positiven Gestaltung eines strukturierten und angenehmen Arbeitsumfelds mitzuwirken. Als Office Manager bist du die gute Seele und zentrale Anlaufstelle in unserem Büro in der BACKFABRIK und sorgst dafür, dass sich alle Mitarbeiter wohlfühlen. Du gestaltest ein lebendiges Office-Leben aktiv mit, setzt Impulse für gemeinsame Initiativen und organisierst Firmen-Events wie bspw. Sommerfeste, Weihnachtsfeiern und Teamevents.

Du greifst den Fachabteilungen bei administrativen Themen in verschiedenen Bereichen unter die Arme - und bündelst gesammelte Erkenntnisse wiederum auf Organisationsebene. Mithilfe deiner Federführung im Büro-Management leistest du einen essenziellen Beitrag zu einer produktiven und motivierenden Arbeitsatmosphäre. Du gewährleistest einen reibungslosen Büroalltag bspw. durch vorausschauende Büroorganisation, Koordination von Lieferanten und Dienstleistern, Management von Businessverträgen, Material- und Getränkebestellungen sowie die Beschaffung und Verwaltung der Büroausstattung.

Du übernimmst klassische Sekretariatsaufgaben wie bspw. Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Verwaltung von Terminen, Vorbereitung von Meetings und Dokumenten, sowie die Pflege unserer Ablagestruktur - und hilfst dabei, Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben. Du sorgst dafür, dass unser Büro nicht nur fabelhaft aussieht – sondern auch herausragend funktioniert.

Wir betrachten die Unternehmen der BACKFABRIK als unsere Gäste. Und auch du bringst dieses Gen mit - du bist freundlich, verbindlich und hast Freude daran, mit Menschen zu interagieren. Du bist Ansprechperson für sowohl Unternehmen, Mitarbeiter als auch Gäste der BACKFABRIK. Den Mietern in unseren Wohnimmobilien kannst du mit Charme und Professionalität bei kleinen Themen selbst behilflich sein und fachspezifische Themen zielgerichtet an die jeweiligen Kollegen im Team weitergeben. Du bietest administrative, organisatorische und auch technische Unterstützung und kannst an der einen oder anderen Stelle mit einem cleveren Kniff oder Tipp helfen.

Das wünschen wir uns von dir:

• Du hast mindestens 7 Jahre Erfahrung in einer Office Management Position, in der Hotellerie, im Event Management oder in einem vergleichbaren Bereich.
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium in einem dienstleistungsorientierten (Hospitality-)Bereich (z. B. Hotellerie, Gastronomie, Tourismusmanagement) ist von Vorteil aber kein Muss.
• Du beherrscht die deutsche Sprache verhandlungssicher in Wort und Schrift und deine Englischkenntnisse werden einem internationalen Geschäftsumfeld gerecht.
• Du besitzt ein hohes Verantwortungsbewusstsein für den eigenen Aufgabenbereich sowie Flexibilität, Sorgfalt und Zuverlässigkeit.
• Deine sehr gute Organisationsfähigkeit kombinierst du mit einer strukturierten, effizienten und lösungsorientierten Arbeitsweise.
• Du bist kommunikationsstark und mitarbeiterorientiert, denkst mit und bist ein Teamplayer.
• Dein gutes digitales Grundverständnis verbindest du mit einem versierten und souveränen Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen - auch beteiligst du dich mit Freude an neuen technologischen Initiativen.

Bei uns gibt es:

• Eine verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum.
• Unbefristete Festanstellung mit guter Vergütung.
• Geregelte Arbeitszeiten und Vereinbarkeit mit Familie.
• 28 Urlaubstage + 1 Tag zusätzlich für jedes volle Beschäftigungs-Kalenderjahr (max. 30 Tage).
• Einen monatlichen Sachbezug zur freien Verfügung über unsere Gutschein-App.
• Vergünstigte Mitgliedschaften bei unseren Kooperationspartnern in der BACKFABRIK, bspw. für Sport (Nachlass auf Mitgliedschaft bei McFit bzw. John Reed), kostenfreier Parkplatz.
• Ein strukturiertes Onboarding-Programm für deinen optimalen Start bei uns.
• Kontinuierliche Trainingsangebote zu verschiedenen Kompetenzen.
• Regelmäßiges Teambuilding & weitere Veranstaltungen in unserer BACKFABRIK und mit dem Team.
• Teamgeist und Wertschätzung: Du arbeitest in einem kleinen, engagierten Team mit kurzen Entscheidungswegen, welches Qualität und nachhaltige Werte lebt.